perunkirjoitus

Ti­laa täs­tä vir­ka­to­dis­tus pe­run­kir­joi­tus­ta var­ten

Tatu Mäenpää

Mikä on virkatodistus ja mihin niitä tarvitaan?

Virkatodistus on väestötietojärjestelmän tietoja sisältävä asiakirja, joka hankitaan perunkirjoitusta varten vainajasta, kuolinpesän osakkaista ja erityistestamentin saajista. Virkatodistuksista käytetään nykyään nimitystä ote väestötietojärjestelmästä.

Virkatodistuksia tarvitaan perukirjan liitteeksi ja niitä tarvitaan myös esimerkiksi lainhuudatuksissa ja kiinteistökaupassa.

Perunkirjoituksessa virkatodistuksilla voidaan katsoa olevan kaksi tarkoitusta.

  1. Virkatodistuksia pidetään julkisesti luotettavina eli niiden avulla voidaan todistaa kuolinpesän osakkuuden.
  2. Virkatodistuksista saattaa ilmetä tuntemattomia kuolinpesän osakkaita eli käytännössä vainajan lapsia, joista ei oltu tietoisia.

Vainajasta on oltava kattava virkatodistusketju siihen vuoteen asti, kun hän täytti 15 vuotta. 15 vuoden raja johtuu siitä, että sen nuoremman ei oleteta hankkineen perillisiä.

Tilauksen kesto yhden todistuksen osalta on noin 2-4 viikkoa. Todistuksia joudutaan tilaamaan lähes aina useasta paikasta ja rekisteristä, joten yhteensä tilauksessa kestää noin 6-12 viikkoa.

Lain mukaan vainajan ja perillisten tietojen varmistamiseksi perukirjaan on hankittava ote väestörekisterijärjestelmästä.

Vainajasta hankitaan virkatodistus tai sukuselvitys, josta ilmenee vainajan tiedot sekä tiedot hänen siviilisäädystään ja lapsistaan.

Kuolinpesän osakkaista hankitaan niin sanotut elossaolotodistukset tai elää-todistukset. Kuolinpesän osakkaita ovat lakimääräiset perilliset sekä yleistestamentinsaajat.

Virkatodistuksia (sukuselvitysmuotoisia virkatodistuksia ja elää-todistuksia) voi tilata seurakunnilta ja digi- ja väestötietorekisteristä. Tilausta varten tarvitaan vainajan tietojen lisäksi tiedot perintökaaren mukaisista kuolinpesän osakkaista.

Virkatodistuksen hinta

Vuoden 2021 virkatodistusten hinnat muuttuivat siitä mitä ne olivat vuonna 2020. Uudistus liittyy kirkonkirjojenpitoon ja eri rekisterien yhtenäistämiseen. Tämän myötä maksujen veloittamisen perusteet ovat muuttuneet.

Digi- ja väestötietovirastosta tilattaessa virkatodistukset maksavat joko 18 euroa (sukuselvityksessä tietoja vain väestötietojärjestelmästä) tai 60 euroa (tietoja väestökirjoista ja väestötietojärjestelmästä).

Virkatodistuksia tai sukuselvityksiä joudutaan kuitenkin usein tilaamaan sekä maistraatista (DVV) ja seurakunnista. Tämän takia kokonaishinta on usein on noin 100 euroa.

Seurakuntien hinnasto

Myös seurakunnat ovat antaneet kirkkohallituksen päätöksellä vuoden 2021 alussa asiakastiedotteen virkatodistusmaksuista.

Hinnaston perusteella ei voi kuitenkaan etukäteen tietää miten paljon todistukset tulevat maksamaan. Tämä riippuu seurakunnan tekemästä työmäärästä.

Välillä tiedot ovat helposti saatavilla ja todistuksen hinta on toimitettuna 14,50 euroa. Jos selvitystä joudutaan tekemään enemmän, niin hinta on 50,50 euroa.

Hinnat eri todistusten osalta ovat 9 euroa, 30 euroa ja 45 euroa. Toimitusmaksu on 5,50 euroa.

Miten virkatodistukset tilataan?

Perunkirjoituksessa tarvittavia virkatodistuksia ei saa kerralla yhdestä paikasta, joten tilaaminen itse on valitettavan vaikeaa. Itse tilaamalla voi säästää jonkun verran rahaa.

Tilatessa tarvitaan perustiedot vainajasta sekä esimerkiksi tieto siitä mikä on kieli (suomi vai ruots), jolla virkatodistus tilataan. Perustietoja ovat kotikunta, syntymäaika, henkilötiedot, muuttotiedot ja se mitä käyttötarkoitusta varten virkatodistus tilataan.

Virkatodistus tilataan maistraatista eli nykyään Digi- ja väestötietovirastosta tai siitä seurakunnasta, jonka jäsen osakas on. Aiemmin seurakunnasta tilattava virkatodistus tunnettiin nimellä papinkirja tai papintodistus.

Virkatodistukset kannattaa tilata mahdollisimman nopeasti, koska niiden toimittamisessa saattaa kulua useita viikkoja tai jopa kuukausia. Todistuksia tarvitaan jo ennen perunkirjoitustilaisuutta muun muassa kuolinpesän pankkiasioiden hoitamiseksi.

Virkatodistuksia on kolmenlaisia:

  1. Sukuselvitys (sukuselvitysmuotoinen virkatodistus)
  2. Ns. tavallinen virkatodistus
  3. Elossaolotodistus

Sukuselvitys

Vainajasta tarvitaan sukuselvitys, joka kattaa hänen tietonsa aina 15-vuotiaasta eteenpäin. Sukuselvitys voi koostua joko yhdestä tai useammasta sukuselvitysasiakirjasta tai virkatodistuksesta:

  1. Sukuselvityksellä voidaan siis tarkoittaa kaikkia niitä asiakirjoja, jotka vainajasta tarvitaan 15-vuotiaasta eteenpäin

    TAI

  2. Tietystä seurakunnasta tai Digi- ja väestötietovirastosta tilattua sukuselvitystä, joka ei yksinään sisällä kaikkia vainajan tietoja 15-vuotiaasta eteenpäin.

Jos vainaja on asunut vain yhdellä paikkakunnalla elämänsä aikana, niin vainajan sukuselvityksen saa tilaamalla sen kyseisen paikkakunnan seurakunnasta tai Digi- ja väestötietovirastosta. Jos vainaja ei ole koskaan kuulunut kirkkoon, niin sukuselvitys tilataan Digi- ja väestötietovirastosta.

Sukuselvitys tilataan seuraavasti:

Mistä sukuselvitys tilataan?

Sukuselvityksen tilauspaikka riippuu vainajasta seuraavalla tavalla:

  • Vainaja ei kuulunut uskontokuntaan -> Tilaa sukuselvitys Digi- ja väestötietovirastosta (entinen maistraatti)
  • Vainaja kuului Ev.lut kirkkoon -> Tilaa sukuselvitys kyseisen kaupungin seurakunnasta tai keskusrekisteristä
  • Vainaja kuului ortodoksiseen kirkkoon -> Tilaa sukuselvitys Ortodoksisen kirkon keskusrekisteristä
  • Vainaja kuului muuhun uskonnolliseen yhteisöön -> Tilaa sukuselvitys Digi- ja väestötietovirastosta (entinen maistraatti)
  • Sukuselvitys luovutetuilta alueilta ->Tilaa Mikkelin Kansallisarkistosta.

Elossaolotodistus

Kuolinpesän osakkaiden osalta tarvitaan tieto siitä, että osakas on elossa. Tieto tarvitaan siksi, että perintökaaren mukaan vain vainajan kuolinhetkellä elossa ollut perillinen voi periä.

Jos tieto osakkaan elossaolosta ei ilmene vainajan virkatodistuksista, niin osakkaasta täytyy tilata niin sanottu elossaolotodistus tai elää-todistus. Elossaolotodistus tilataan Digi- ja väestötietovirastosta tai seurakunnan keskusrekisteristä.

Yleinen virhe virkatodistuksia tilattaessa

Virkatodistuksia ja sukuselvityksiä ei pidä sekoittaa sukututkimukseen, jossa tietoja selvitetään yleisestä kiinnostuksesta suvun historiaa kohtaan.

Virkatodistukset eivät ole ainoita viranomaisasiakirjoja, joita tarvitaan perunkirjoitusta varten. Jos vainaja oli ollut naimisissa, täytyy selvittää mahdollisen avioehdon olemassaolo.

Tiedon avioehdosta saa avioehtojen ja lahjoitusasioiden rekisteristä. Rekisteriä ylläpitää digi- ja väestötietovirasto. Kopio avioehdosta tulee liittää verottajalle lähetettävään perukirjaan.

Avioehto voi vaikuttaa merkittävästi perinnön suuruuteen ja siten perunkirjoituksen sekä perinnönjaon etenemiseen.

Miten varmistan, että kaikki tarvittavat asiakirjat tulee hankituksi?

Aatos-perunkirjoituspalvelu selvittää aluksi vainajan perilliset yksinkertaisten kysymysten avulla. Aatoksen kautta voi tilata virkatodistukset ja tiedon avioehdosta yhdellä klikkauksella.

Aatos tilaa juuri oikeat asiakirjat, tarkastaa ne ja lähettää ne tilaajalle. Asiakirjojen jäljennökset tallentuvat palveluun, jossa ne ovat aina saatavilla digitaalisessa muodossa.

Aatos-perunkirjoituspalvelusta voit tilata kaikki perunkirjoituksen viranomaisasiakirjat yhdellä klikkauksella. Virkatodistukset voi itse tilata digi- ja väestötietovirastosta ja seurakunnilta. Virkatodistukset toimitetaan 2-6 viikon kuluessa mutta koronan ja maistraattiuudistuksen vuoksi toimitusajat vaihtelevat suuresti.

Virkatodistus - usein kysytyt kysymykset

Mistä voi hakea virkatodistuksen?

Virkatodistuksen voi hakea tilaamalla sen paikanpäältä seurakunnan tai Digi- ja väestötietoviraston palvelupisteestä. Kuitenkin huomattavasti helpompaa on hankkia virkatodistus tilaamalla se netistä tai soittamalla viranomaisen tilausnumeroon.

Miksi tarvitaan sukuselvitys?

Sukuselvitys tarvitaan perunkirjoitusta varten todistamaan vainajan perilliset. Perillisillä on oikeus vainajan perintöön. Ilman sukuselvitystä ei voida tietää ketkä ovat kuolinpesän osakkaita eli keillä on oikeus päättää kuolinpesän asioista.

Onko sukuselvitys sama kuin virkatodistus?

Virkatodistus ei ole sama kuin sukuselvitys. Sukuselvitys koostuu monesta yksittäisestä virkatodistuksesta. Sukuselvitystä varten tarvitaan virkatodistuksia vainajasta sekä kuolinpesän osakkaista. Kuolinpesän osakkaiden virkatodistuksia kutsutaan nimellä elossaolotodistus tai elää-todistus.

Mitä virkatodistus ja sukuselvitys sisältää?

Virkatodistus ja sukuselvitys sisältää tietoja vainajan lapsista, vanhemmista, sisaruksista ja aviopuolisoista. Nämä tiedot tarvitaan siitä hetkestä eteenpäin, kuin vainaja täytti 15 vuotta aina kuolemaan asti. Tiedot eivät ole yhdessä rekisterissä vaan niitä tarvitaan esimerkiksi seurakunnista, maistraatista eli Digi- ja väestötietovirastosta sekä Kansallisarkistosta.

Kuinka kauan virkatodistus on voimassa?

Virkatodistus on käytännössä voimassa kohtuullisen ajan sen tilaamisesta eikä uutta tarvitse tilata vaikka perunkirjoituksen tekeminen hieman viivästyisi. Näin ollen esimerkiksi kuusi kuukautta vanha virkatodistus kelpaa. Kuolleen henkilön osalta virkatodistuksesta ilmenee kuolinhetken tilanne.

Jos perintöä ei jaeta heti kuoleman jälkeen, niin joku kuolinpesän osakkaista voi kuolla ennen kuin perintö jaetaan. Silloin tarvitaan uusi virkatodistus kuolleesta perillisestä.

Miksi virkatodistuksen saaminen kestää?

Virkatodistuksen saaminen kestää, koska virkatodistuksia laativat viranomaiset ovat pahasti ruuhkautuneet. Ruuhkautuminen johtuu viranomaisissa tehdyistä uudistuksista.

Evankelisluterilaisen kirkon virkatodistuspalvelut keskitetään valtakunnalliseen sukuselvityspalveluun. Tämä on aiheuttanut toimitusaikojen pidentymistä eikä tilanne ole paranemassa lähiaikoina.

Esimerkkejä toimitusajoista:

  • Porin aluekeskusrekisteri: 13 viikkoa
  • Espoon aluekeskusrekisteri: yli 16 viikkoa
  • Lapuan aluekeskusrekisteri: yli 12 viikkoa
  • Turun aluekeskusrekisteri: yli 9 viikkoa

Myös maistraatin eli nykyisen Digi- ja väestötietoviraston virkatodistuspalvelut ovat ruuhkautuneet. Tämä johtuu maistraattiuudistuksesta, jossa maistraatit keskitettiin yhdeksi Digi- ja väestötietovirastoksi. Digi- ja väestötietoviraston toimitusaika virkatodistuksille on yli 4 viikkoa.

Tällä hetkellä kannattaa hakea verottajalta lisäaikaa perunkirjoitusta varten, koska virkatodistusten saamisessa kestää niin kauan. Jos tilaat virkatodistukset Aatoksen kautta, niin voit pyytää Aatoksen asiakaspalvelua hakemaan lisäaikaa maksutta.

Kuka saa virkatodistuksen?

Virkatodistuksen saa tilata kuolinpesän osakas. Virkatodistus luovutetaan kuolinpesän osakkaalle, koska sitä tarvitaan perunkirjoituksen toimittamista varten. Virkatodistuksista käy ilmi vainajan perilliset. Jos virkatodistuksen tilaa joku muu kuin kuolinpesän osakas, niin hän tarvitsee tätä varten valtakirjan kuolinpesän osakkailta.