valtakirja

Mi­ten val­ta­kir­ja teh­dään?

Tatu Mäenpää

Valtakirja

Mikä on valtakirja?

Valtakirja on yksi tapa valtuuttaa toinen henkilö hoitamaan asioita valtuuttajan, eli päämiehen, puolesta. Tarve valtakirjalle tulee silloin kun päämies on itse estynyt hoitamaan asioitaan, esimerkiksi tekemään sopimuksen tai noutamaan paketin postista. Valtakirjalla voi valtuuttaa valtuutetun hoitamaan asioitaan. Valtuutettu voi olla luonnollinen henkilö tai juridinen henkilö eli yhteisö tai säätiö.

Tietyistä valtakirjoista säädetään erityislaeissa. Esimerkiksi edunvalvontavaltuutuksesta on laki edunvalvontavaltuutuksesta ja asiamiehen oikeudesta edustaa osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa säädetään osakeyhtiölaissa. Edunvalvontavaltuutuksesta voi lukea lisää täältä.

Miksi tarvitsisin valtakirjan?

Muutamalla esimerkillä voimme huomata kuinka yleinen valtakirjan tarve on. Valtakirjaa voi tarvita esimerkiksi kuolinpesän asioiden hoidossa tai jos postiin tulleen paketin noutaa joku muu kuin lähetyksen vastaanottaja.

Valtuutusta määräajaksi voi tarvita helpottamaan asiointia esimerkiksi postissa ja pankissa, jos itse asuu tietyn ajan toisella paikkakunnalla vaikka työn takia.

Myös työntekijä saattaa tarvita valtakirjaa työnantajalta, mikäli työntekijän tehtävät, joita hän työnantajan puolesta hoitaa, sitä vaativat. Usein työntekijät kuitenkin edustavat työnantajaa niinsanotulla asemavaltuutuksella, joka perustuu työsuhteeseen. Esimerkiksi tarjoilija ravintolassa ei tarvitse erillistä työtehtäviään koskevaa valtakirjaa asiakkaille esitettäväksi.

Valtakirja on, samaan tapaan kuin esimerkiksi testamentti tai avioehto, osa ihmisen tavallista arkea ja perusaisiat asiakirjoista on hyvä hallita.

Kuolinpesän pankkiasioiden hoito valtakirjalla

Finanssivalvonnan ohjeen mukaan on kuolinpesän osakas ilman valtakirjaa oikeutettu:

  • sammaan saldotodistuksen ja tietoja vainajan pankkiasioista kuolinpäivältä
  • maksamaan kuolinpesälle osoitettuja kuolintapaukseen liittyviä laskuja vainajan tililtä

Osakas tarvitsee valtakirjan muun muassa:

  • nostaakseen käteistä vainajan tililtä
  • saadakseen tietoja vainajan pankkiasioista tämän elinajalta
  • tyhjentääkseen tallelokeron

Mitä tarkoittaa yksilöity valtakirja?

Yksilöidyssä valtakirjassa valtuuttaja valtuuttaa tietyn henkilön hoitamaan määrättyjä oikeustoimia puolestaan. Esimerkiksi valtuuttaja voi valtuuttaa valtuutetun ostamaan auton, jonka malli, merkki ja hinta ovat määritelty valtakirjassa. Yksilöity valtakirja voi siis olla yhtä oikeustointa koskeva kertavaltakirja. Yksilöidyn valtakirjan vastakohta, avoin valtakirja, ei välttämättä sisällä muuta kuin valtuutuksen.

Esimerkiksi kuolinpesän asioden hoitamista varten laadittu valtkirja on yksilöity valtakirja.

Valtuutuksessa annettu toimivalta ei aina ole sama kuin kelpoisuus. Kelpoisuus käy ilmi valtakirjasta ja on tarkoitettu kolmannen osapuolen tietoon. Toimivalta rajoittaa valtuutetun toimia valtakirjan puitteissa. Toimivalta voi esimerkiksi olla, että valtuutettu saa ostaa auton enintään tiettyyn hintaan. Mikäli tämä tieto annettaisiin sopimuksen vastapuolelle tiedoksi, voi tämä heikentää valtuutetun neuvotteluvaraa.

Valtakirjan muotovaatimukset

Valtakirjalla ei ole muotovaatimuksia. Lain mukaan kaikki valtakirjat tulisi hyväksyä. Myös esimerkiksi suullinen sopimus valtuutuksesta on sitova. Todistamisen hankaluuden vuoksi kannattaa valtuutus antaa kirjallisena ja selkeänä. Valtakirjaan on hyvä merkitä:

  • valtuuttajan nimi sekä yhteystiedot
  • valtuutetun nimi.

Valtuuttaja ja valtuutettu on hyvä yksilöidä täydellisellä henkilötunnuksella. Sekä valtuuttaja, että valtuutettu allekirjoittavat valtakirjan. Lisäksi valtakirja on hyvä päivätä.

Valtuutuksen voimassaolo on myös hyvä kirjata valtakirjaan, jotta henkilö tai taho, jonka tietoon valtakirja tulee saa tiedon edustusoikeuden voimassaolosta. Valtuutus voi olla voimassa esimerkiksi vuoden. Tämän jälkeen täytyy se päivittää tai uudistaa.

Jotkut tahot tarjoavat valmiita lomakkeita, jotka käyvät täytettynä valtakirjasta. Käytännössä moni pankki ei esimerkiksi aina hyväksy paperista valtakirjaa varojen nostoon toisen tililtä, vaan valtuutus tulee pankin käytännön mukaan tehdä vahvalla sähköisellä tunnistautumisella verkkopankissa. Pankeilla on myös kuolinpesän asioiden hoitoa varten omat valtakirjapohjat.

Postilla on oma valtakirja lomake, jolla voi valtuuttaa jonkun hakemaan lähetyksiä lähetyskohtaisesti, määräajaksi tai toistaiseksi.

Tietyt valtakirjat täytyy rekisteröidä, jotta ne ovat päteviä. Edunvalvontavaltuutus tulee rekisteröidä silloin kun edunvalvonnan tarve alkaa. Rekisteriviranomainen on digi- ja väestötietovirasto. Prokura, eli nimenkirjoitusoikeus yhteisön puolesta, on myös hyvä rekisteröidä. Patentti ja rekisterihallitus rekisteröi prokurat. Tällöin nimenkirjoitus oikeutettu voidaan tarkistaa kaupparekisteriotteesta ja edustusoikeus tulee yrityksen ulkopuolisten tahojen tietoon. Prokura on tavallinen käytäntö yritysten valtuuttaessa heidän edustajiaan.

Tarvitseeko valtakirja todistajia?

Valtakirja ei tarvitse todistajia. Esimerkiksi yritykset saattavat käyttää todistajia valtakirjassa, sillä se antaa vaikutelman luotettavuudesta.

Voiko valtakirjan tehdä itse?

Valtakirjan voi tehdä itse. Tällöinkin vaatimuksena on, että valtakirjan tekijän tulee olla oikeustoimikelpoinen, eli kyetä ymmärtämään valtakirjan sisältö ja vaikutukset.

Valtuutuksen peruutus

Voimassaoleva valtuutus tulee irtisanoa lain säätämällä tavalla. Tärkeintä on, että tieto peruutuksesta tulee oikeustointen vastapuolien, eli valtuuttajaan nähden kolmansien osapuolien, tietoon.

Oikeustoimilain mukaan valtuutus joka perustuu asiakirjaan, eli esimerkiksi valtakirjaan, peruutetaan niin, että valtuuttaja ottaa takaisin tai hävityttää valtuutusasiakirjan.

Jos valtuutus perustuu vain valtuuttajan valtuutetulle tekemään tiedonantoon on se peruutettu kun valtuuttaja antaa valtuutetulle tiedon voimassaolon päättymisestä.

Jos valtuutus on annettu määräajaksi, ei sitä tarvitse erikseen peruuttaa vaan sen voi antaa vanheta.

Mikäli joku esiinty valtuutettuna eikä valtuutus todellisuudessa pohjaudu valtakirjaan tai valtuuttajan tiedoksi antamaan tahtoon, syntyy valtuutettuna esiintyneelle vahingonkorvausvastuu kolmatta osapuolta kohti, koska oikeustoimi ei sido annettua valtuuttajaa.