En faktura er et væsentligt dokument, både for etablerede virksomheder og for freelancere. Det er en formel anmodning om betaling for varer eller ydelser, der er blevet leveret. Når du udsteder en faktura, er det vigtigt at have kendskab til de juridiske krav, der knytter sig til fakturering, både for personer med og uden CVR-nummer.
Definition af en faktura
En faktura er det samme som en regning. Det er et dokument, der bruges til at anmode om betaling for leverede varer eller ydelser. Den fungerer som en bekræftelse på, at en aftale er blevet gennemført, og at betalingen er skyldig. En faktura bruges som dokumentation i både køber og sælgers regnskab.
En faktura kan være både fysisk og elektronisk, og den skal indeholde specifik information for at være juridisk gyldig.Det er vigtigt, at en faktura overholder gældende juridiske regler, både i forhold til at sikre finansielle protokoller, overholdelse af skatteregler og gennemsigtighed imellem køber og sælger.
💡Læs om interessenskaber
Faktura uden CVR-nummer
For freelancere og selvstændige, der ikke har et CVR-nummer, er det stadig muligt at udstede fakturaer.
Krav til faktura uden CVR-nummer:
- Navn og adresse på udsteder: Fakturaen skal indeholde både dit navn og din adresse.
- Kundenavn og adresse: Fakturaen skal også inkludere navnet og adressen på den person eller virksomhed, der modtager fakturaen.
- Beskrivelse af ydelser/varer: Det skal fremgå, hvad der er blevet leveret, herunder mængde, pris pr. enhed og eventuelle rabatter.
- Dato: Fakturaen skal indeholde datoen for udstedelse og forfaldsdatoen (hvornår betalingen skal være modtaget).
- Pris og moms: Det skal fremgå, om der er moms på fakturaen. Hvis du er momsregistreret, skal momsen angives særskilt, men hvis du ikke er, kan fakturaen udstedes uden moms.
- Betalingsoplysninger: Fakturaen skal inkludere dine betalingsoplysninger, fx bankkonto eller MobilePay-nummer.
- Fakturanummer: Det er vigtigt, at fakturaerne nummereres i en fortløbende rækkefølge for at sikre god bogføring.
Moms og skatteforhold
Som freelancer uden CVR-nummer, er du ikke automatisk momsregistreret. Du skal derfor kun opkræve moms, hvis du frivilligt vælger at blive momsregistreret eller såfremt du når den lovbestemte momsgrænse, der i Danmark udgør 50.000 kr. årligt. Hvis du ikke er momsregistreret, skal du ikke opkræve moms på dine fakturaer.
Hvis du ikke har et CVR-nummer, skal dine fortjenester indberettes som B-skat. Du har derfor som ansvar at sikre, at du betaler korrekt skat og AM-bidrag.
Faktura med CVR-nummer
Når du driver en virksomhed og er momsregistreret, eller har et CVR-nummer, ændres de krav, du skal overholde i forbindelse med fakturering.
Krav til faktura med CVR-nummer:
- CVR-nummer: Det er en obligatorisk oplysning, hvis du har et CVR-nummer. Fakturaen skal tydeligt vise dit CVR-nummer.
- Navn og adresse på udsteder: Som med fakturaer uden CVR-nummer skal din virksomheds navn og adresse fremgå.
- Kundenavn og adresse: Det samme gælder for din kundes oplysninger.
- Beskrivelse af ydelser/varer: Alle varer og ydelser, der faktureres, skal beskrives detaljeret.
- Moms: Hvis du er momsregistreret, skal du angive momsbeløbet separat på fakturaen. Du skal angive både den gældende momssats og det samlede momsbeløb. Der er dog nogle tilfælde, hvor du ikke skal påføre moms.
- Betalingsbetingelser: Ud over betalingsoplysningerne skal du også angive de præcise betalingsbetingelser, som f.eks. betalingstidspunkt og eventuelle gebyrer ved forsinkelse.
- Fakturanummer: Ligesom for freelancere skal fakturaen nummereres i en fortløbende rækkefølge.
Moms og skatteforhold
Som momsregistreret virksomhed, skal du opkræve moms på dine fakturaer, medmindre den leverede vare eller ydelse er undtaget for moms. Det gælder eksempelvis for visse former for finansielle ydelser, undervisning eller sundhedspleje. Der skal som udgangspunkt heller ikke påregnes moms, hvis du sælger til en kunde uden for Danmark. Du skal sørge for at indberette den opkrævede moms til Skattestyrelsen og betale den i henhold til de gældende regler.
Sådan opretter og sender du en faktura
Du kan både oprette din faktura manuelt eller benytte dig af en software, der opretter fakturaen for dig. Nogle softwarefunktioner kan både udstede, opbevare samt beregne skat for dig.
Når du skal fremsende en faktura, kan du vælge manuelt at opsætte din faktura eller du kan bruge en fakturaskabelon, eksempelvis fra et bogføringsprogram.
Såfremt du bruger en fakturaskabelon, bør skabelonen være sat op efter gældende regler, da det er dit ansvar som udsteder af fakturaen, at dine fakturaer overholder kravene.
Du kan sende en faktura på flere måder, både med post, med mail eller ved brug af e-faktureringsplatforme. Derudover er det vigtigt, at du fakturerer løbende og opbevarer afsendte fakturaer.
E-faktureringsplatforme
Der findes flere forskellige e-faktureringsplatforme, der hjælper dig med korrekt at udforme og fremsende fakturaer. Nogle platforme håndterer også opbevaring og skatteforhold for dig.
Derudover findes der også platforme, der sikrer, at betalingen sker rettidigt og følger op i tilfælde af forsinket betaling. Dette er ellers dit ansvar, såfremt du selv fremsender fakturaen, ligesom gyldig form og fremsendelse, opbevaring og indberetning som udgangspunkt, også er dit ansvar uden brug af en service, der håndterer dette for dig.
💡Læs om digital underskrift
Fakturaens juridiske funktion
Udover at være et betalingsdokument, spiller fakturaen en vigtig rolle i regnskab og revision. Den fungerer som bevis for, at en transaktion er gennemført, og den kan bruges til at dokumentere, at moms er blevet opkrævet og betalt korrekt.
Opbevaring af fakturaer
Efter danske regler, er opbevaringsperioden for fakturaer 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som fakturaen vedrører. Dette er nødvendigt for at kunne dokumentere regnskab og overholde skattereglerne.
💡Få styr på GDPR-reglerne
Tvangsfuldbyrdelse af fakturaer
Hvis en faktura ikke bliver betalt til tiden, kan den udestående gæld forfølges via inkasso eller retssystemet. Det kan medføre juridiske omkostninger og renter for den skyldige part.
Uanset om du er freelancer uden CVR-nummer eller en virksomhed med CVR-nummer, er det nødvendigt at udstede fakturaer, der overholder de gældende lovgivningsmæssige krav. Fakturaen er ikke kun et betalingskrav, men tillige et vigtigt juridisk dokument, der sikrer både din og din kundes rettigheder. For at undgå problemer med skatter og moms er det vigtigt at være opmærksom på reglerne og sørge for, at dine fakturaer er korrekte og grundige.
‼️ Med Aatos har du al din hverdagsjura samlet ét sted. På den måde, kan du tage hånd om vigtige sager på ét og samme sted. Prøv Aatos allerede i dag!
