Osakeyhtiön täytyy lähettää kutsut varsinaiseen yhtiökokoukseen vähintään kerran vuodessa. Katso, mitä kutsu sisältää ja milloin kutsu täytyy viimeistään osakkeenomistajille lähettää.

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen on virallinen ilmoitus, jolla osakeyhtiö kutsuu osakkeenomistajat osallistumaan yhtiökokoukseen.

Kerromme, miten kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen muotoillaan ja lähetetään osakkeenomistajille. Lisäksi löydät ilmaisen mallin, joka havainnollistaa, miltä kokouskutsu näyttää.

Yhtiökokous - ylin päätöksenteko

Yhtiökokous on osakeyhtiön tärkein päätöksentekoelin, jossa osakkeenomistajat kokoontuvat päättämään yhtiön kannalta merkittävistä asioista. Osakeyhtiölaki säätelee yhtiökokouksen toimintaa, ja yhtiön oma yhtiöjärjestys voi antaa lisämääräyksiä kokouskäytännöistä.

Yhtiökokoukset jaetaan varsinaisiin yhtiökokouksiin, jotka ovat kerran vuodessa, sekä ylimääräisiin yhtiökokouksiin.

Varsinainen yhtiökokous

Osakeyhtiölaki määrää, että osakeyhtiön on pidettävä varsinainen yhtiökokous vähintään kerran vuodessa tietyn ajan kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiöjärjestys voi tarkentaa kokouksen ajankohtaa ja järjestelyjä.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa osakkeenomistajat päättävät yhtiön keskeisistä asioista, kuten tilinpäätöksen vahvistamisesta, voitonjaosta sekä hallituksen ja tilintarkastajan valinnasta.

Kokouksessa käsitellään myös muut yhtiöjärjestyksen tai lain määräämät asiat, jotka vaikuttavat yhtiön toimintaan ja talouteen.

Päätökset tehdään äänestyksellä, ja ne kirjataan pöytäkirjaan, joka toimii kokouksen virallisena asiakirjana.

Ylimääräinen yhtiökokous

Ylimääräisessä yhtiökokouksessa voidaan käsitellä esimerkiksi osakeanteja, suuria yritysjärjestelyjä tai hallituksen muutoksia.

Ylimääräinen yhtiökokous järjestetään tarvittaessa alla olevissa tilanteissa:

• Hallitus katsoo sen olevan tarpeellinen.
• Osakkeenomistajat, jotka omistavat vähintään 10 % yhtiön osakkeista, vaativat kokouksen järjestämistä.
• Laki tai yhtiöjärjestys edellyttää kokouksen pitämistä.

Yhtiökokoukseen osallistuminen

Yhtiökokoukseen voivat osallistua kaikki osakkeenomistajat, jotka on merkitty osakasluetteloon määräaikaan mennessä.

Osallistumisoikeus voi riippua siitä, milloin osakkeet on hankittu. Osakkeenomistajat voivat osallistua kokoukseen henkilökohtaisesti, valtakirjalla tai etäyhteydellä, jos yhtiö mahdollistaa sen.

💡Yhtiön yhtiöjärjestys voi määrätä, onko sähköinen osallistuminen mahdollista.

Aloitteiden tekeminen yhtiökokoukseen

Osakkeenomistajilla on oikeus esittää yhtiökokouksessa käsiteltäviä asioita. Aloitteet tulee yleensä tehdä ennen kokouskutsun lähettämistä, jotta ne voidaan sisällyttää esityslistaan.

Jos osakkeenomistaja kokee, että päätös on tehty virheellisesti tai osakeyhtiölain vastaisesti, hän voi vaatia oikaisua yhtiökokouksessa tai nostaa kanteen päätöksen moittimiseksi tuomioistuimessa.

Kutsun määräajat

Kutsun määräajat ovat tärkeitä yhtiökokouksen laillisuuden ja sujuvuuden varmistamiseksi.

Kutsu on yleensä lähetettävä vähintään viikkoja ennen kokousta (yleensä 2-4 viikkoa ennen), mutta tarkka aikaraja riippuu yhtiöjärjestyksestä ja yhtiön koosta.

Osakeyhtiölaki ja yhtiön oma yhtiöjärjestys määrittelevät, kuinka ajoissa kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen on lähetettävä osakkeenomistajille.

Yhtiökokouskutsun yleiset säännöt lähetykselle

• Pienet yksityiset osakeyhtiöt: Kutsu on yleensä lähetettävä vähintään viikkoa ennen kokousta, mutta käytännössä suositellaan 2–4 viikon varoaikaa.
• Suuret yksityiset osakeyhtiöt ja listatut yhtiöt: Listayhtiöissä kutsu on toimitettava vähintään 3 viikkoa ennen kokousta, mutta ei kuitenkaan yli 2 kuukautta ennen.
• Yhtiöjärjestyksen määräykset: Yhtiö voi määrätä omassa yhtiöjärjestyksessään pidemmän tai tarkemman ilmoitusajan, mutta se ei voi olla lyhyempi kuin lain määräämä vähimmäisaika.

Osakkeenomistajilla on oltava riittävästi aikaa tutustua kokouksen esityslistaan, valmistautua päätöksiin ja mahdollisesti tehdä omia ehdotuksia. Monet osakkeenomistajat voivat haluta käyttää äänioikeuttaan valtakirjalla tai etä-äänestyksellä, mikä vaatii ennakkojärjestelyjä.

Yhtiölle on hyödyllistä saada ajoissa tietoa siitä, kuinka moni osakkeenomistaja osallistuu, jotta kokousjärjestelyt voidaan hoitaa sujuvasti.

Lisäksi julkisesti noteerattujen pörssiyhtiöiden on noudatettava tarkempia sääntöjä, ja kutsun viivästyminen voi johtaa sanktioihin.

Varsinaisen yhtiökokouksen kutsu

Osakeyhtiölain mukaan kutsu on toimitettava osakkeenomistajille yhtiöjärjestyksen mukaisella tavalla. Yleisimpiä tapoja ovat kirje, sähköpostiviesti tai yhtiön verkkosivuilla julkaistu kutsu.

Kutsun lähettämistapa riippuu kuitenkin yhtiöjärjestyksestä ja yhtiön koosta:

• Pienet yhtiöt: Kutsu voidaan toimittaa sähköpostitse, postitse tai muulla yhtiöjärjestyksen sallimalla tavalla.
• Listayhtiöt: Kutsu on julkaistava yhtiön verkkosivuilla sekä mahdollisesti pörssitiedotteena.

Osakeyhtiön yhtiökokouksen kutsun sisältö

Osakeyhtiön yhtiökokouksen kutsussa tulee olla seuraavat tiedot:

1. Yhtiön nimi – Yhtiö, joka järjestää kokouksen.
2. Kokousaika ja -paikka – Päivämäärä, kellonaika ja sijainti, jossa kokous pidetään.
3. Esityslista – Kokouksessa käsiteltävät asiat yksityiskohtaisesti.
4. Osallistumisohjeet – Tiedot siitä, miten osakkeenomistajat voivat osallistua kokoukseen, esimerkiksi fyysisesti tai etäyhteydellä.
5. Mahdolliset ilmoittautumisvaatimukset – Jos osallistumisesta tulee ilmoittaa ennakkoon, kutsussa tulee mainita ilmoittautumistapa ja -aika.
6. Äänestyskäytännöt – Ohjeistus mahdollisista ennakkoäänestyksistä tai valtakirjojen käytöstä.
7. Osallistumisoikeus – Yleensä osakkeenomistajat, jotka on merkitty osakasluetteloon tiettyyn päivämäärään mennessä, voivat osallistua.

Kutsun mukana toimitetaan esityslista, jossa kerrotaan, mitä asioita kokouksessa käsitellään. Esityslista voi sisältää tilinpäätöksen hyväksymisen, osingonjaon päättämisen, hallituksen jäsenten valinnan, mahdolliset osakeannit ja muut osakkeenomistajien esittämät asiat.

Kutsu osakeyhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen – Ilmainen malli

Alta löydät yleisen mallin, joka havainnollistaa, miltä kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen näyttää.

KUTSU VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN

Osakeyhtiö [Yrityksen nimi] kutsuu osakkeenomistajat varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään [päivämäärä] klo [kellonaika], osoitteessa [kokouspaikka].

Kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Esityslistan hyväksyminen
4. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esittäminen
5. Tilintarkastuskertomuksen esittäminen
6. Tuloslaskelman ja taseen vahvistaminen
7. Voitonjaon päättäminen
8. Hallituksen ja tilintarkastajan valinta
9. Mahdolliset muut asiat
10. Kokouksen päättäminen

Osakkeenomistajien, jotka haluavat osallistua kokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään [ilmoittautumispäivämäärä] mennessä sähköpostitse osoitteeseen [sähköpostiosoite] tai puhelimitse [puhelinnumero].

[Paikka ja päivämäärä]
[Yhtiön nimi]
Hallitus

Seuraamukset yhtiökokouskutsun myöhästymisestä

Jos kutsu lähetetään myöhässä tai ei noudata lakisääteisiä aikarajoja, kokous voidaan julistaa pätemättömäksi, jos kutsua ei ole toimitettu lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti.

Lisäksi osakkeenomistajat voivat riitauttaa kokouksen päätökset oikeusteitse. Erityisesti listayhtiöille tästä voi koitua taloudellisia sanktioita ja sijoittajien luottamuksen menetystä.