En betalningspåminnelse är en viktig åtgärd för att hantera obetalda skulder och används för att påminna en kund eller klient om en förfallen betalning.

En betalningspåminnelse skickas vanligtvis efter att en faktura inte betalats inom den angivna förfallotiden. Betalningspåminnelsen innehåller information om skulden, inklusive det obetalda beloppet, ursprunglig förfallodag och eventuella tillkommande avgifter. Denna artikel kommer att undersöka betalningspåminnelsens roll, lagkraven kring dess utformning och utskick samt konsekvenserna av utebliven betalning enligt svensk lagstiftning.

Begreppen "borgenär" och "gäldenär"

En gäldenär är en person eller ett företag som är skyldig att betala en skuld. Det kan till exempel vara en kund som fått en faktura men ännu inte betalat den.

En borgenär är den person eller det företag som har rätt att få betalt av gäldenären. Det är alltså den som har ställt ut fakturan eller lånat ut pengar.

Med andra ord: gäldenären är den som ska betala, och borgenären är den som ska få betalt.

Innehållet i en betalningspåminnelse

En betalningspåminnelse syftar till att tydligt informera gäldenären om dennes förfallna betalning och uppmuntra till en snabb reglering av skulden. Betalningspåminnelsen ska innehålla specifik och tydlig information som är relevant för både borgenären och gäldenären.

För det första ska betalningspåminnelsen innehålla detaljer om den ursprungliga fakturan. Det inkluderar till exempel fakturanummer, utställningsdatum och förfallodatum. Detta gör det möjligt för gäldenären att identifiera vilken skuld som påminnelsen gäller.

Dessutom ska det totala beloppet som ska betalas anges, inklusive både det ursprungliga beloppet och eventuella tillkommande avgifter eller ränta. I Sverige är det tillåtet att ta ut en påminnelseavgift, som enligt lag är max 60 kronor. Om dröjsmålsränta har börjat löpa ska räntesatsen samt räntebeloppet fram till utskicksdatumet också redovisas.

Det är också viktigt att betalningspåminnelsen anger en ny förfallodag för betalningen. Detta ger gäldenären en rimlig tidsfrist för att kunna betala skulden. Vanligtvis brukar denna tidsfrist vara mellan 7 och 14 dagar från det att påminnelsen skickas. Dessutom bör det framgå tydligt hur betalningen ska göras, till exempel genom att inkludera bankgironummer/plusgironummer, betalningsreferens och eventuella instruktioner för delbetalning om det är aktuellt.

Slutligen bör betalningspåminnelsen innehålla kontaktuppgifter till borgenären eller dennes ombud, så att gäldenären kan ställa frågor eller begära ytterligare information.

Tillvägagångssätt för att skicka en betalningspåminnelse

Först och främst bör borgenären kontrollera att den ursprungliga fakturan verkligen är förfallen innan en betalningspåminnelse skickas. Det är också viktigt att försäkra sig om att fakturan har skickats korrekt till gäldenärens adress eller e-post och att inga uppgifter på fakturan är felaktiga.

Nästa steg är att skapa själva betalningspåminnelsen. Den bör inkludera all relevant information som tidigare nämnts, såsom skuldbelopp, ursprunglig förfallodag, eventuell dröjsmålsränta och en ny förfallodag.

När påminnelsen är färdigställd är det viktigt att välja en lämplig kanal för utskick. En betalningspåminnelse kan skickas via post, e-post eller till och med SMS, beroende på vad som är mest praktiskt i den specifika situationen. Om det är möjligt är det bra att välja samma kanal som användes för att skicka den ursprungliga fakturan.

Vid utskicket är det rekommenderat att spara dokumentation, till exempel kopior av betalningspåminnelsen och kvitton på att den skickats. Detta kan vara avgörande om ärendet senare skulle eskalera till en inkassoprocess eller rättslig prövning.

Slutligen bör borgenären ge gäldenären en rimlig tidsfrist för att betala innan ytterligare åtgärder vidtas. En vanlig praxis är att sätta en tidsfrist på 7–14 dagar från det att betalningspåminnelsen skickades. Det är också en god idé att inkludera kontaktuppgifter i påminnelsen, så att gäldenären enkelt kan nå borgenären vid frågor eller om de vill förhandla fram en lösning, exempelvis en avbetalningsplan.

Rättsliga krav för att skicka betalningspåminnelser

I Sverige finns det inga direkta krav på att en borgenär måste skicka en betalningspåminnelse innan andra åtgärder, såsom inkasso, kan vidtas. Trots detta är det en allmänt vedertagen metod att skicka en eller flera betalningspåminnelser. Det beror främst på att det kan underlätta en snabb lösning av skulden och minska risken för tvister. Det finns dock vissa lagar och riktlinjer som påverkar hanteringen av betalningspåminnelser, vilket gör att borgenären måste vara noggrann för att följa gällande regler.

Enligt svensk lag har borgenären rätt att ta ut en påminnelseavgift om högst 60 kronor för en betalningspåminnelse, förutsatt att detta framgår av avtalsvillkoren eller att det är allmänt känt i branschen. Detta innebär att gäldenären endast kan bli skyldig att betala påminnelseavgiften om den varit tydligt kommunicerad på förhand, exempelvis i samband med den ursprungliga fakturan.

Vidare är det viktigt att betalningspåminnelsen inte innehåller vilseledande information eller orimliga krav, eftersom detta kan strida mot reglerna om god inkassosed.

När det gäller tidsintervall finns det inga specifika lagstadgade krav på hur lång tid som måste gå mellan fakturans förfallodatum och utskicket av en betalningspåminnelse. Däremot är det vanligt att borgenären väntar mellan 7 och 14 dagar efter förfallodagen innan påminnelsen skickas, för att ge gäldenären en rimlig chans att betala.

Slutligen är det viktigt att notera att borgenären inte får gå vidare till inkasso utan att först ha säkerställt att fakturan är korrekt och att det inte finns några tvistiga omständigheter kring skulden.