Ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) är ett avgörande dokument enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Det reglerar hur personuppgifter får hanteras när ett företag eller en organisation (personuppgiftsansvarig) anlitar en extern part (personuppgiftsbiträde) för att behandla uppgifter å deras vägnar.

Ett korrekt utformat PUB-avtal är inte bara ett juridiskt krav – det är en trygghet för båda parter och visar att verksamheten tar dataskydd på allvar.

Vad är ett personuppgiftsbiträdesavtal?

När en extern leverantör behandlar personuppgifter för din räkning – till exempel ett system för kundhantering, molntjänst eller lönehanteringsprogram – måste ni ha ett personuppgiftsbiträdesavtal på plats. Avtalet säkerställer att:

• Behandlingen sker enligt dina instruktioner
• Dataskyddet lever upp till GDPR:s krav
• Roller, ansvar och säkerhetsåtgärder är tydligt definierade

Ett PUB-avtal skyddar både individernas integritet och företagets regelefterlevnad.

Vad ska ett PUB-avtal innehålla?

Enligt artikel 28 i GDPR måste ett personuppgiftsbiträdesavtal bland annat innehålla:

1. Syftet med behandlingen: vad personuppgifterna används till
2. Typ av uppgifter och registrerade, exempelvis namn, kontaktuppgifter, IP-adresser
3. Personuppgiftsansvarigs och biträdets ansvar och skyldigheter
4. Säkerhetsåtgärder så som tekniska och organisatoriska lösningar för att skydda uppgifterna
5. Sekretessbestämmelser
6. Regler för underbiträden
7. Hantering av incidenter
8. Instruktioner för radering eller återlämning vid avtalets slut
9. Rätt till revision och granskning

Med Bind skapar du snabbt och korrekt ett anpassat PUB-avtal som uppfyller alla dessa krav.

När måste man ha ett PUB-avtal?

Ett PUB-avtal krävs i alla situationer där personuppgiftsansvarig överlåter hantering av personuppgifter till en tredje part. Några vanliga exempel är:

• Lönesystem (ex. Crona Lön)
• CRM-system (ex. Hubspot)
• Molnlagringstjänster (ex. AWS)
• Bokföringssystem (ex. Fortnox)

Utan ett giltigt PUB-avtal riskerar verksamheten att bryta mot GDPR, vilket kan leda till sanktionsavgifter och skada förtroendet hos kunder och användare.

Så skapar du ett PUB-avtal – snabbt och korrekt med Bind

I Bind fyller du enkelt i information om parterna, behandlingens syfte, typ av uppgifter och säkerhetsåtgärder. Systemet genererar därefter ett korrekt dokument som kan signeras digitalt eller i pappersform.

Avtalet uppfyller alla formella krav och kan också inkludera bilagor, t.ex. lista över godkända underbiträden eller specifika tekniska säkerhetsåtgärder.

Bra att komma ihåg

• Ett PUB-avtal gäller endast mellan personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde.
• Leverantören får inte använda uppgifterna för egna syften.
• Du ansvarar för att hålla listan över underbiträden uppdaterad.
• PUB-avtalet bör sparas och göras tillgängligt vid eventuell granskning.

Med Bind skapar du snabbt ett komplett personuppgiftsbiträdesavtal – från grunden eller utifrån ett befintligt avtal.