Att upprätta dokument kanske inte är den mest spännande delen av att starta ett företag, men det är nödvändigt.
Om du grundar ett aktiebolag, om företaget har flera ägare, om du lanserar en webbplats eller planerar att anställa personal kan du inte undvika att skapa de viktigaste dokumenten.
Att starta ett aktiebolag: 10 viktiga dokument
Vi har sammanställt en lista med tio viktiga juridiska dokument som varje nytt aktiebolag behöver. Oavsett om det är ett enmansbolag eller en startup med flera ägare kan du ha nytta av denna lista.
1. Stiftelseurkund – ett obligatoriskt dokument
Stiftelseurkunden utgör den juridiska grunden för aktiebolaget. Det är ett obligatoriskt dokument för att starta företaget och innehåller information om ägare, aktier, styrelsen och bolagsordningen.
Dokumentet måste undertecknas av samtliga grundare, och aktiernas teckningspris måste betalas in på företagets konto. Bolaget måste registreras inom sex månader efter undertecknandet.
2. Bolagsordning – fastställer företagets verksamhet
Bolagsordningen definierar bolagets regler och riktlinjer. Den innehåller information om bolagets namn, verksamhet, säte samt bestämmelser om aktiekapital och förvaltning. Bolagsordningen är obligatorisk för registrering av aktiebolaget och kan bara ändras genom beslut av bolagsstämman.
3. Aktieägaravtal – avtal mellan bolagets ägare
Aktieägaravtalet är ett avtal som kompletterar bolagsordningen och reglerar aktieägarnas rättigheter och skyldigheter i förhållande till varandra och företaget. Det hjälper till att förhindra konflikter och klargöra beslutsgång, aktieöverlåtelser och vinstfördelning.
4. Uppdragsavtal – för frilansare och konsulter
Ett uppdragsavtal reglerar samarbetet mellan en uppdragstagare (t.ex. en konsult) och en uppdragsgivare. Avtalet definierar arbetsuppgifter, tidsplan, ersättning och ansvarsområden samt eventuella sekretess- och immateriella rättigheter.
5. Sekretessavtal (NDA) – skyddar företagets information
Ett sekretessavtal skyddar konfidentiell information från att spridas till tredje part. Det är särskilt viktigt vid affärsförhandlingar, samarbeten och anställningar.
6. Anställningsavtal – anpassat efter arbetslagstiftning
Anställningsavtalet reglerar anställningsvillkor som arbetsuppgifter, lön, arbetstid och uppsägning. Det kan även inkludera provanställning, sekretesskrav och konkurrensbegränsningar.
7. Faktura – begär betalning för en vara eller tjänst
Efter att en vara sålts eller en tjänst utförts ska en faktura skickas till kunden för att begära in betalningen. Den innehåller information om vad betalningen gäller och fungerar som ett juridiskt bindande betalningskrav.
8. Köpeavtal – definierar villkoren
Ett köpeavtal fastställer villkoren för en affär mellan köpare och säljare. Det skyddar båda parter genom att reglera pris, leverans, garanti och rätt till reklamation.
9. Viktiga dokument för e-handel – användarvillkor, integritetspolicy och cookies
För e-handel är tydliga användarvillkor, en integritetspolicy och cookie-policy avgörande för att skapa förtroende och följa GDPR-lagstiftning.
10. Styrelsemöten – kallelse, protokoll och dagordning
Styrelsemöten kräver dokumentation för att säkerställa transparens och korrekt beslutsfattande. En kallelse, ett mötesprotokoll och en dagordning bör upprättas.
Elektronisk signering av dokument Elektronisk signering är ett smidigt och säkert sätt att underteckna juridiska dokument digitalt. Det sparar tid och uppfyller juridiska krav enligt EU:s eIDAS-förordning.
Sammanfattning Att ha rätt juridiska dokument är avgörande för att starta och driva ett aktiebolag smidigt. Genom att förbereda dessa dokument från början kan du undvika framtida problem och säkerställa att din verksamhet fungerar lagenligt och effektivt.
