Hy­väk­syt­ty säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus tuli Suomen lain­sää­dän­töön jo vuonna 2003. Vaikka vuo­sien ku­lues­sa yli mil­joo­na suo­ma­lais­ta on al­le­kir­joit­ta­nut säh­köi­ses­ti, mo­nil­le se on kä­sit­tee­nä yhä jok­seen­kin tun­te­ma­ton.

Tie­dät­kö sinä, mil­lai­nen on hy­väk­syt­ty säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus ja mitkä ovat sen vaa­ti­muk­set? Entä mitä eri pal­ve­lui­ta säh­köi­seen al­le­kir­joit­ta­mi­seen löytyy?

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus pe­rus­tuu lain­sää­dän­töön

Säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen oi­keu­del­li­se­na pe­rus­ta­na toi­mi­vat Eu­roo­pan Unio­nin vuonna 1999 sää­det­ty eIDAS-asetus (EU 910/2014) sekä kan­sal­li­nen lain­sää­dän­tö (laki säh­köi­sis­tä al­le­kir­joi­tuk­sis­ta 14/2003), jotka yh­des­sä an­ta­vat sille ju­ri­di­ses­ti si­to­van aseman.

EU:n eIDAS-ase­tuk­ses­sa mää­ri­te­tään kolme eri­ta­sois­ta säh­köis­tä al­le­kir­joi­tus­ta.

1. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus

Oletko joskus liit­tä­nyt säh­kö­pos­ti­vies­tin lop­puun al­le­kir­joi­tuk­se­si tai ot­ta­nut va­lo­ku­van käsin kir­joi­te­tus­ta al­le­kir­joi­tuk­ses­ta? Yk­sin­ker­tai­sim­mil­laan säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus tar­koit­taa esi­mer­kik­si edellä mai­nit­tu­ja tapoja.

Näissä ta­pauk­sis­sa al­le­kir­joi­tus­ta ei voi kui­ten­kaan täysin luo­tet­ta­vas­ti yh­dis­tää oi­ke­aan hen­ki­löön ja to­dis­taa siten ai­dok­si.

2. Ke­hit­ty­nyt säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus

Ke­hit­ty­nyt säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on ni­men­sä mu­kai­ses­ti ke­hit­ty­neem­pi ja myös tur­val­li­sem­pi säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen muoto. Ke­hit­ty­nees­sä säh­köi­ses­sä al­le­kir­joi­tuk­ses­sa hyö­dyn­ne­tään vahvaa tun­nis­tau­tu­mis­ta eli asia­kir­jan si­säl­tö ja al­le­kir­joit­ta­jan hen­ki­löl­li­syys var­men­ne­taan esi­mer­kik­si mo­bii­li­var­men­teel­la tai pank­ki­tun­nuk­sil­la

3. Hy­väk­syt­ty säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus

Myös hy­väk­sy­tys­sä säh­köi­ses­sä al­le­kir­joi­tuk­ses­sa hyö­dyn­ne­tään vahvaa tun­nis­tau­tu­mis­ta. Tosin var­men­teen ja al­le­kir­joi­tuk­sen luon­ti­vä­li­neen (esi­mer­kik­si kortin sirun) pitää olla eIDAS-hy­väk­syt­ty­jä. Niitä saavat myön­tää vain tahot, jotka EU-ak­kre­di­toi­tu ar­vioin­ti­lai­tos on etu­kä­teen ar­vioi­nut ja hy­väk­sy­nyt. Hy­väk­sy­tyl­lä säh­köi­sel­lä al­le­kir­joi­tuk­sel­la on sa­man­lai­set oi­keus­vai­ku­tuk­set kuin käsin kir­joi­te­tul­la al­le­kir­joi­tuk­sel­la.

💡 Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on käsin kir­joi­tet­tua al­le­kir­joi­tus­ta tur­val­li­sem­pi. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus jättää jäl­keen­sä di­gi­taa­li­sen jäljen (audit trail), jonka an­sios­ta asia­kir­jan al­ku­pe­räi­syys voi­daan kiis­tat­to­mas­ti jäl­ki­kä­teen to­den­taa.

Kaikki säh­köi­set al­le­kir­joi­tuk­set ovat läh­tö­koh­tai­ses­ti oi­keu­del­li­ses­ti pä­te­viä

Vai­kut­ta­vat­ko edellä mai­ni­tut asiat han­ka­lil­ta? Eri tasoja ja ase­tuk­sia si­säl­tä­vän ter­mi­vii­da­kon kes­kel­lä kan­nat­taa kui­ten­kin muis­taa se, että kaikki säh­köi­set al­le­kir­joi­tuk­set ovat läh­tö­koh­tai­ses­ti oi­keu­del­li­ses­ti pä­te­viä.

Eu­roo­pan Unio­nin eIDAS-asetus ei siis ota kantaa siihen, missä ti­lan­teis­sa tulee käyt­tää min­kä­kin ta­sois­ta säh­köis­tä al­le­kir­joi­tus­ta.

Käy­tän­nös­sä käy­tän­nöt säh­köi­sen al­le­kir­joit­ta­mi­sen suh­teen vaih­te­le­vat mait­tain.

Suo­mes­sa ja muissa Poh­jois­mais­sa val­lit­see muoto- ja so­pi­mus­va­paus eli myös al­le­kir­joi­tuk­sen saa tehdä ha­lua­mal­laan ta­val­la. Aivan kai­kis­sa oi­keus­toi­mis­sa ei kui­ten­kaan vielä hy­väk­sy­tä säh­köis­tä al­le­kir­joi­tus­ta.

Näitä asia­kir­jo­ja et voi vielä al­le­kir­joit­taa säh­köi­ses­ti:

• kaup­pa­kir­ja ja kiin­teis­töä kos­ke­va myyn­ti­val­ta­kir­ja
• osi­tuk­siin, pe­rin­nön­ja­koon tai muihin perhe- tai pe­rin­tö­oi­keu­teen liit­ty­vät so­pi­mus­asia­kir­jat.

Ha­lu­tes­sa­si voit aina var­mis­taa asioi­mal­ta­si or­ga­ni­saa­tiol­ta, mitkä ovat heidän käy­tän­tön­sä al­le­kir­joi­tus­ten suh­teen.

Netin al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lut hel­pot­ta­vat elämää – ko­kei­le Aatos Signia

Säh­köi­nen al­le­kir­joit­ta­mi­nen on jo läh­tö­koh­tai­ses­ti yk­sin­ker­tai­nen pro­ses­si. Vielä hel­pom­mak­si se muut­tuu, kun al­le­kir­joi­tat asia­kir­jat säh­köi­ses­sä al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lus­sa.

Asian ha­vain­nol­lis­ta­mi­sek­si ku­vi­tel­laan ti­lan­ne, jossa va­lo­ku­vaa­ja­na toi­mi­va free­lancer tekee toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sen uuden asiak­kaan­sa kanssa ja tar­vit­see siihen mo­lem­pien al­le­kir­joi­tuk­set.

Hä­nel­lä ei ole ai­em­paa ko­ke­mus­ta säh­köi­sis­tä al­le­kir­joi­tus­pal­ve­luis­ta, mutta tut­ta­vien­sa suo­sit­te­le­ma­na päät­tää ko­keil­la sel­lais­ta.

Lo­pul­ta hän va­lit­see Aa­tos­Sign-pal­ve­lun, jota käyt­täes­sään hän huomaa, miten help­poa säh­köi­nen al­le­kir­joit­ta­mi­nen on:

1. Hän tekee il­mai­sen tilin Aatos Sign -pal­ve­luun.
2. Seu­raa­vak­si hän lataa pal­ve­luun al­le­kir­joi­tet­ta­van PDF-so­pi­muk­sen eli tässä ta­pauk­ses­sa toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sen.
3. Hän lä­het­tää al­le­kir­joi­tus­kut­sun uu­del­le asiak­kaal­leen, joka al­le­kir­joit­taa so­pi­muk­sen ol­les­saan työ­mat­kal­la Ja­pa­nis­sa. 
4. Ennen al­le­kir­joit­ta­mis­ta kum­mal­la­kin os­a­puo­lel­la on vielä mah­dol­li­suus rau­has­sa tut­kail­la so­pi­muk­sen yk­si­tyis­koh­tia.

Aa­tok­sen pal­ve­lus­sa voit myös pyytää usei­den hen­ki­löi­den al­le­kir­joi­tuk­sia asia­kir­jaan – myös sil­loin, jos si­nul­la it­sel­lä­si ei ole ni­men­kir­joi­tusoi­keut­ta yri­tyk­ses­sä, mutta toimit vä­li­kä­te­nä asian hoi­ta­mi­ses­sa.

Itse al­le­kir­joit­ta­mi­nen ta­pah­tuu joko tie­to­ko­neen hii­rel­lä tai di­gi­taa­li­sel­la ky­näl­lä. So­pi­muk­ses­sa on siten aina oma hen­ki­lö­koh­tai­nen kä­sia­la­si.

Entä sitten se tun­nis­tau­tu­mi­nen? Aa­tok­sen pal­ve­lus­sa voit ha­lu­tes­sa­si valita vahvan tun­nis­tau­tu­mi­sen, mutta se ei ole kui­ten­kaan pa­kol­lis­ta. Pal­ve­lu on luotu par­hai­den tie­to­tur­va­käy­tän­tö­jen mu­kai­ses­ti.

💡 Voit käyt­tää Aatos Signia 2 kertaa il­mai­sek­si. Aatos Sign kuuluu Aatos Ca­re­free -ti­lauk­seen. Saat ra­jat­to­mas­ti al­le­kir­joi­tuk­sia hin­taan 69 euroa/vuosi.

Mitä muita säh­köi­siä al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lui­ta on ole­mas­sa?

Mo­nil­la pan­keil­la on omat säh­köi­set al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lun­sa, joissa voit al­le­kir­joit­taa säh­köi­ses­ti pank­ki­asioi­hi­si liit­ty­viä so­pi­muk­sia:

• Danske Bank
• Osuus­pank­ki
• Pop Pankki
• Nordea

Myös yri­tys­ten säh­köi­set al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lut ovat yleis­ty­neet viime vuo­si­na. Mak­sul­li­sia säh­köi­siä al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lui­ta ovat muun muassa Visma So­lu­tions Oy:n Visma Sign sekä Accoun­tor Finago Oy:n Procoun­tor Al­le­kir­joi­tus.

Digi- ja väes­tö­tie­to­vi­ras­to DVV:n säh­köi­seen al­le­kir­joit­ta­mi­seen so­vel­tu­va al­le­kir­joi­tus­var­men­ne on käy­tös­sä seu­raa­vis­sa kor­teis­sa:

• or­ga­ni­saa­tio­kort­ti
• so­si­aa­li- ja ter­vey­den­huol­lon var­men­ne­kor­tit
• hen­ki­lö­kort­ti (si­säl­tää kan­sa­lais­var­men­teen)

Elekt­ro­ni­nen al­le­kir­joi­tus sopii yri­tys­ten käyt­töön

Säh­köi­nen al­le­kir­joit­ta­mi­nen sääs­tää aikaa, rahaa, vaivaa – ja myös luon­toa. Luon­non­va­ro­ja ku­lut­ta­van pa­pe­ri­so­dan sijaan voit kes­kit­tyä mie­lek­kääm­piin asioi­hin, kuten vaik­ka­pa yri­tys­toi­min­ta­si ke­hit­tä­mi­seen.

Yri­tyk­sil­le säh­köi­ses­tä al­le­kir­joit­ta­mi­ses­ta onkin hyötyä mo­nes­sa ti­lan­tees­sa:

• Etä­työt: etä­ko­kous­ten ja -pa­la­ve­rien ai­ka­kau­del­la asia­kir­jo­jen al­le­kir­joit­ta­mi­nen voi tuot­taa han­ka­luuk­sia. On­nek­si hal­li­tuk­sen ko­kouk­sen tai yh­tiö­ko­kouk­sen pöy­tä­kir­jan voi al­le­kir­joit­taa myös säh­köi­ses­ti olet­te­pa kukin missä päin maa­il­maa ta­han­sa. 
• So­pi­mus­asiat: so­pi­mus­pa­pe­rei­den tu­los­tus- ja pos­ti­tus­rum­ba ku­lut­taa aikaa ja re­surs­se­ja. Säh­köi­sel­lä al­le­kir­joit­ta­mi­sel­la so­pi­mus­asiat hoi­tu­vat su­ju­vam­min ja esi­mer­kik­si HR-hen­ki­lös­tön työ­taak­ka ke­ve­nee, kun uusien työn­te­ki­jöi­den so­pi­muk­set al­le­kir­joi­te­taan säh­köi­sen al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lun kautta. 
• Talous- ja myyn­tio­sas­tot: kir­jan­pi­to­lain mukaan ti­lin­pää­tös on al­le­kir­joi­tet­ta­va, ja sen voi tehdä myös säh­köi­ses­ti. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus hyö­dyt­tää myös myyn­nis­tä ja mark­ki­noin­nis­ta vas­taa­via, jotka voivat al­le­kir­joit­taa elekt­ro­ni­ses­ti esi­mer­kik­si myynti- ja os­to­so­pi­muk­sia.

Myös yk­si­tyis­hen­ki­löt hyö­ty­vät säh­köi­ses­tä al­le­kir­joit­ta­mi­ses­ta

Eri­lai­set so­pi­muk­set ovat osa elämää. Säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen avulla va­pau­tat itsesi pa­pe­ri­so­pi­mus­ten kah­leis­ta ja voit myös al­le­kir­joit­taa tär­kei­tä asia­kir­jo­ja ajasta ja pai­kas­ta riip­pu­mat­ta.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus sopii esi­mer­kik­si:

• asun­to­si­joit­ta­jal­le: tu­le­vat vuo­kra­lai­se­si osaa­vat var­mas­ti ar­vos­taa vuo­kra­nan­ta­jaa, joka antaa mah­dol­li­suu­den al­le­kir­joit­taa vuo­kra­so­pi­muk­sen di­giai­kaan so­pi­val­la ta­val­la.
• la­ki­asioi­den hoi­ta­mi­seen: säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus sopii myös monien oi­keu­del­lis­ten asioi­den hoi­ta­mi­seen.

Miksi valita Aatos Sign?

2020-luvun di­gi­taa­li­sia la­ki­pal­ve­lui­ta tar­joa­van Aa­tok­sen il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus mah­dol­lis­taa elämän tär­kei­den asia­kir­jo­jen al­le­kir­joit­ta­mi­sen ajasta ja pai­kas­ta riip­pu­mat­ta.

Aa­tok­sen Sign on:

• Tie­to­tur­val­li­nen: pal­ve­lu nou­dat­taa uusim­pia tie­to­tur­va­kri­tee­re­jä ja täyt­tää GDPR-vaa­ti­muk­set. 
• Luo­tet­ta­va: al­le­kir­joit­ta­jat eivät voi esi­mer­kik­si muo­ka­ta tie­to­ja jäl­ki­kä­teen. 
• Ju­ri­di­ses­ti pätevä: al­le­kir­joi­tus on aina EU:n ja Suomen lain­sää­dän­nön mu­kai­nen.

Tee hen­ki­lö­koh­tai­nen di­gi­loik­ka ja ko­kei­le mak­su­ton­ta säh­köis­tä al­le­kir­joi­tus­ta pal­ve­lus­sam­me!

Lue lisää:

• Mil­lai­sia asia­kir­jo­ja voi al­le­kir­joit­taa säh­köi­ses­ti?