Hy­väk­sytty säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus tuli Suomen lain­sää­dän­töön jo vuonna 2003. Vaikka vuo­sien ku­luessa yli mil­joona suo­ma­laista on al­le­kir­joit­ta­nut säh­köi­sesti, mo­nille se on kä­sit­teenä yhä jok­seen­kin tun­te­ma­ton.

Tie­dätkö sinä, mil­lai­nen on hy­väk­sytty säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus ja mitkä ovat sen vaa­ti­muk­set? Entä mitä eri pal­ve­luita säh­köi­seen al­le­kir­joit­ta­mi­seen löytyy?

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus pe­rus­tuu lain­sää­dän­töön

Säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen oi­keu­del­li­sena pe­rus­tana toi­mi­vat Eu­roo­pan Unio­nin vuonna 1999 sää­detty eIDAS-asetus (EU 910/2014) sekä kan­sal­li­nen lain­sää­däntö (laki säh­köi­sistä al­le­kir­joi­tuk­sista 14/2003), jotka yh­dessä an­ta­vat sille ju­ri­di­sesti si­to­van aseman.

EU:n eIDAS-ase­tuk­sessa mää­ri­te­tään kolme eri­ta­soista säh­köistä al­le­kir­joi­tusta.

1. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus

Oletko joskus liit­tä­nyt säh­kö­pos­ti­vies­tin lop­puun al­le­kir­joi­tuk­sesi tai ot­ta­nut va­lo­ku­van käsin kir­joi­te­tusta al­le­kir­joi­tuk­sesta? Yk­sin­ker­tai­sim­mil­laan säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus tar­koit­taa esi­mer­kiksi edellä mai­nit­tuja tapoja.

Näissä ta­pauk­sissa al­le­kir­joi­tusta ei voi kui­ten­kaan täysin luo­tet­ta­vasti yh­dis­tää oi­ke­aan hen­ki­löön ja to­dis­taa siten ai­doksi.

2. Ke­hit­ty­nyt säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus

Ke­hit­ty­nyt säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on ni­mensä mu­kai­sesti ke­hit­ty­neempi ja myös tur­val­li­sempi säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen muoto. Ke­hit­ty­neessä säh­köi­sessä al­le­kir­joi­tuk­sessa hyö­dyn­ne­tään vahvaa tun­nis­tau­tu­mista eli asia­kir­jan si­sältö ja al­le­kir­joit­ta­jan hen­ki­löl­li­syys var­men­ne­taan esi­mer­kiksi mo­bii­li­var­men­teella tai pank­ki­tun­nuk­silla

3. Hy­väk­sytty säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus

Myös hy­väk­sy­tyssä säh­köi­sessä al­le­kir­joi­tuk­sessa hyö­dyn­ne­tään vahvaa tun­nis­tau­tu­mista. Tosin var­men­teen ja al­le­kir­joi­tuk­sen luon­ti­vä­li­neen (esi­mer­kiksi kortin sirun) pitää olla eIDAS-hy­väk­syt­tyjä. Niitä saavat myön­tää vain tahot, jotka EU-ak­kre­di­toitu ar­vioin­ti­lai­tos on etu­kä­teen ar­vioi­nut ja hy­väk­sy­nyt. Hy­väk­sy­tyllä säh­köi­sellä al­le­kir­joi­tuk­sella on sa­man­lai­set oi­keus­vai­ku­tuk­set kuin käsin kir­joi­te­tulla al­le­kir­joi­tuk­sella.

💡 Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on käsin kir­joi­tet­tua al­le­kir­joi­tusta tur­val­li­sempi. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus jättää jäl­keensä di­gi­taa­li­sen jäljen (audit trail), jonka an­siosta asia­kir­jan al­ku­pe­räi­syys voi­daan kiis­tat­to­masti jäl­ki­kä­teen to­den­taa.

Kaikki säh­köi­set al­le­kir­joi­tuk­set ovat läh­tö­koh­tai­sesti oi­keu­del­li­sesti pä­te­viä

Vai­kut­ta­vatko edellä mai­ni­tut asiat han­ka­lilta? Eri tasoja ja ase­tuk­sia si­säl­tä­vän ter­mi­vii­da­kon kes­kellä kan­nat­taa kui­ten­kin muis­taa se, että kaikki säh­köi­set al­le­kir­joi­tuk­set ovat läh­tö­koh­tai­sesti oi­keu­del­li­sesti pä­te­viä.

Eu­roo­pan Unio­nin eIDAS-asetus ei siis ota kantaa siihen, missä ti­lan­teissa tulee käyt­tää min­kä­kin ta­soista säh­köistä al­le­kir­joi­tusta.

Käy­tän­nössä käy­tän­nöt säh­köi­sen al­le­kir­joit­ta­mi­sen suh­teen vaih­te­le­vat mait­tain.

Suo­messa ja muissa Poh­jois­maissa val­lit­see muoto- ja so­pi­mus­va­paus eli myös al­le­kir­joi­tuk­sen saa tehdä ha­lua­mal­laan ta­valla. Aivan kai­kissa oi­keus­toi­missa ei kui­ten­kaan vielä hy­väk­sytä säh­köistä al­le­kir­joi­tusta.

Näitä asia­kir­joja et voi vielä al­le­kir­joit­taa säh­köi­sesti:

• kaup­pa­kirja ja kiin­teis­töä kos­keva myyn­ti­val­ta­kirja
• osi­tuk­siin, pe­rin­nön­ja­koon tai muihin perhe- tai pe­rin­tö­oi­keu­teen liit­ty­vät so­pi­mus­asia­kir­jat.

Ha­lu­tes­sasi voit aina var­mis­taa asioi­mal­tasi or­ga­ni­saa­tiolta, mitkä ovat heidän käy­tän­tönsä al­le­kir­joi­tus­ten suh­teen.

Netin al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lut hel­pot­ta­vat elämää – ko­keile Aatos Signia

Säh­köi­nen al­le­kir­joit­ta­mi­nen on jo läh­tö­koh­tai­sesti yk­sin­ker­tai­nen pro­sessi. Vielä hel­pom­maksi se muut­tuu, kun al­le­kir­joi­tat asia­kir­jat säh­köi­sessä al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lussa.

Asian ha­vain­nol­lis­ta­mi­seksi ku­vi­tel­laan ti­lanne, jossa va­lo­ku­vaa­jana toi­miva free­lancer tekee toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sen uuden asiak­kaansa kanssa ja tar­vit­see siihen mo­lem­pien al­le­kir­joi­tuk­set.

Hä­nellä ei ole ai­em­paa ko­ke­musta säh­köi­sistä al­le­kir­joi­tus­pal­ve­luista, mutta tut­ta­viensa suo­sit­te­le­mana päät­tää ko­keilla sel­laista.

Lo­pulta hän va­lit­see Aa­tos­Sign-pal­ve­lun, jota käyt­täes­sään hän huomaa, miten help­poa säh­köi­nen al­le­kir­joit­ta­mi­nen on:

1. Hän tekee il­mai­sen tilin Aatos Sign -pal­ve­luun.
2. Seu­raa­vaksi hän lataa pal­ve­luun al­le­kir­joi­tet­ta­van PDF-so­pi­muk­sen eli tässä ta­pauk­sessa toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sen.
3. Hän lä­het­tää al­le­kir­joi­tus­kut­sun uu­delle asiak­kaal­leen, joka al­le­kir­joit­taa so­pi­muk­sen ol­les­saan työ­mat­kalla Ja­pa­nissa. 
4. Ennen al­le­kir­joit­ta­mista kum­mal­la­kin os­a­puo­lella on vielä mah­dol­li­suus rau­hassa tut­kailla so­pi­muk­sen yk­si­tyis­koh­tia.

Aa­tok­sen pal­ve­lussa voit myös pyytää usei­den hen­ki­löi­den al­le­kir­joi­tuk­sia asia­kir­jaan – myös sil­loin, jos si­nulla it­sel­läsi ei ole ni­men­kir­joi­tusoi­keutta yri­tyk­sessä, mutta toimit vä­li­kä­tenä asian hoi­ta­mi­sessa.

Itse al­le­kir­joit­ta­mi­nen ta­pah­tuu joko tie­to­ko­neen hii­rellä tai di­gi­taa­li­sella ky­nällä. So­pi­muk­sessa on siten aina oma hen­ki­lö­koh­tai­nen kä­sia­lasi.

Entä sitten se tun­nis­tau­tu­mi­nen? Aa­tok­sen pal­ve­lussa voit ha­lu­tes­sasi valita vahvan tun­nis­tau­tu­mi­sen, mutta se ei ole kui­ten­kaan pa­kol­lista. Pal­velu on luotu par­hai­den tie­to­tur­va­käy­tän­tö­jen mu­kai­sesti.

💡 Voit käyt­tää Aatos Signia 2 kertaa il­mai­seksi. Aatos Sign kuuluu Aatos Ca­re­free -ti­lauk­seen. Saat ra­jat­to­masti al­le­kir­joi­tuk­sia hin­taan 69 euroa/vuosi.

Mitä muita säh­köi­siä al­le­kir­joi­tus­pal­ve­luita on ole­massa?

Mo­nilla pan­keilla on omat säh­köi­set al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lunsa, joissa voit al­le­kir­joit­taa säh­köi­sesti pank­ki­asioi­hisi liit­ty­viä so­pi­muk­sia:

• Danske Bank
• Osuus­pankki
• Pop Pankki
• Nordea

Myös yri­tys­ten säh­köi­set al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lut ovat yleis­ty­neet viime vuo­sina. Mak­sul­li­sia säh­köi­siä al­le­kir­joi­tus­pal­ve­luita ovat muun muassa Visma So­lu­tions Oy:n Visma Sign sekä Accoun­tor Finago Oy:n Procoun­tor Al­le­kir­joi­tus.

Digi- ja väes­tö­tie­to­vi­rasto DVV:n säh­köi­seen al­le­kir­joit­ta­mi­seen so­vel­tuva al­le­kir­joi­tus­var­menne on käy­tössä seu­raa­vissa kor­teissa:

• or­ga­ni­saa­tio­kortti
• so­si­aali- ja ter­vey­den­huol­lon var­men­ne­kor­tit
• hen­ki­lö­kortti (si­säl­tää kan­sa­lais­var­men­teen)

Elekt­ro­ni­nen al­le­kir­joi­tus sopii yri­tys­ten käyt­töön

Säh­köi­nen al­le­kir­joit­ta­mi­nen sääs­tää aikaa, rahaa, vaivaa – ja myös luon­toa. Luon­non­va­roja ku­lut­ta­van pa­pe­ri­so­dan sijaan voit kes­kit­tyä mie­lek­kääm­piin asioi­hin, kuten vaik­kapa yri­tys­toi­min­tasi ke­hit­tä­mi­seen.

Yri­tyk­sille säh­köi­sestä al­le­kir­joit­ta­mi­sesta onkin hyötyä mo­nessa ti­lan­teessa:

• Etä­työt: etä­ko­kous­ten ja -pa­la­ve­rien ai­ka­kau­della asia­kir­jo­jen al­le­kir­joit­ta­mi­nen voi tuot­taa han­ka­luuk­sia. On­neksi hal­li­tuk­sen ko­kouk­sen tai yh­tiö­ko­kouk­sen pöy­tä­kir­jan voi al­le­kir­joit­taa myös säh­köi­sesti olet­tepa kukin missä päin maa­il­maa ta­hansa. 
• So­pi­mus­asiat: so­pi­mus­pa­pe­rei­den tu­los­tus- ja pos­ti­tus­rumba ku­lut­taa aikaa ja re­surs­seja. Säh­köi­sellä al­le­kir­joit­ta­mi­sella so­pi­mus­asiat hoi­tu­vat su­ju­vam­min ja esi­mer­kiksi HR-hen­ki­lös­tön työ­taakka ke­ve­nee, kun uusien työn­te­ki­jöi­den so­pi­muk­set al­le­kir­joi­te­taan säh­köi­sen al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lun kautta. 
• Talous- ja myyn­tio­sas­tot: kir­jan­pi­to­lain mukaan ti­lin­pää­tös on al­le­kir­joi­tet­tava, ja sen voi tehdä myös säh­köi­sesti. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus hyö­dyt­tää myös myyn­nistä ja mark­ki­noin­nista vas­taa­via, jotka voivat al­le­kir­joit­taa elekt­ro­ni­sesti esi­mer­kiksi myynti- ja os­to­so­pi­muk­sia.

Myös yk­si­tyis­hen­ki­löt hyö­ty­vät säh­köi­sestä al­le­kir­joit­ta­mi­sesta

Eri­lai­set so­pi­muk­set ovat osa elämää. Säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen avulla va­pau­tat itsesi pa­pe­ri­so­pi­mus­ten kah­leista ja voit myös al­le­kir­joit­taa tär­keitä asia­kir­joja ajasta ja pai­kasta riip­pu­matta.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus sopii esi­mer­kiksi:

• asun­to­si­joit­ta­jalle: tu­le­vat vuo­kra­lai­sesi osaa­vat var­masti ar­vos­taa vuo­kra­nan­ta­jaa, joka antaa mah­dol­li­suu­den al­le­kir­joit­taa vuo­kra­so­pi­muk­sen di­giai­kaan so­pi­valla ta­valla.
• la­ki­asioi­den hoi­ta­mi­seen: säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus sopii myös monien oi­keu­del­lis­ten asioi­den hoi­ta­mi­seen.

Miksi valita Aatos Sign?

2020-luvun di­gi­taa­li­sia la­ki­pal­ve­luita tar­joa­van Aa­tok­sen il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus mah­dol­lis­taa elämän tär­kei­den asia­kir­jo­jen al­le­kir­joit­ta­mi­sen ajasta ja pai­kasta riip­pu­matta.

Aa­tok­sen Sign on:

• Tie­to­tur­val­li­nen: pal­velu nou­dat­taa uusim­pia tie­to­tur­va­kri­tee­rejä ja täyt­tää GDPR-vaa­ti­muk­set. 
• Luo­tet­tava: al­le­kir­joit­ta­jat eivät voi esi­mer­kiksi muo­kata tie­toja jäl­ki­kä­teen. 
• Ju­ri­di­sesti pätevä: al­le­kir­joi­tus on aina EU:n ja Suomen lain­sää­dän­nön mu­kai­nen.

Tee hen­ki­lö­koh­tai­nen di­gi­loikka ja ko­keile mak­su­tonta säh­köistä al­le­kir­joi­tusta pal­ve­lus­samme!

Lue lisää:

• Mil­lai­sia asia­kir­joja voi al­le­kir­joit­taa säh­köi­sesti?