Il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus – mikä se on?

Tiedoston allekirjoittaminen sähköisesti puhelimella
Logo_blue.png
Aatos
25.7.2022 ● 3 minuuttia
Oletko freelancer tai muu yrittäjä? Ilmainen sähköinen allekirjoitus voi olla sinua varten. Kun allekirjoitus hoituu sähköisesti, allekirjoitusprosessi on varsin mutkaton.

Di­gi­taa­li­suus raivaa vuosi vuo­del­ta enem­män ja­lan­si­jaa. Siksi on luon­te­vaa, että myös ar­ki­set asiat, kuten asia­kir­jo­jen al­le­kir­joi­tus, hoituu säh­köi­ses­ti. 

Aa­tok­sen pal­ve­lui­hin kuuluu il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus ni­mel­tään Aatos Sign. Sen avulla os­a­puo­let voivat al­le­kir­joit­taa minkä ta­han­sa asia­kir­jan – vaikka maa­pal­lon toi­sel­la puo­lel­la.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lu sopii niin yri­tyk­sil­le, yk­si­tyis­hen­ki­löil­le kuin yh­tei­söil­le­kin. On kui­ten­kin eräs ryhmä, jolle säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus sopii eri­tyi­sen hyvin: free­lance­rit ja muut yrit­tä­jät – he kun ovat usein te­ke­mi­sis­sä eri­lais­ten so­pi­mus­ten kanssa.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus hyö­dyt­tää eri­tyi­ses­ti yrit­tä­jiä ja free­lance­rei­ta

Yrit­tä­jät ja free­lance­rit ovat tuon tuos­ta­kin te­ke­mi­sis­sä eri­lais­ten asia­kir­jo­jen kanssa: free­lance-va­lo­ku­vaa­ja lä­het­tää asiak­kaal­leen so­pi­muk­sen ennen kuin uusi pro­jek­ti käyn­nis­tyy. Kään­tä­jät, toi­mit­ta­jat sekä si­säl­lön­tuot­ta­jat laa­ti­vat toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sia asiak­kail­leen.

Useat free­lance­rit ja yrit­tä­jät hoi­ta­vat al­le­kir­joi­tus­pro­ses­sin pe­rin­tei­sel­lä ta­val­la eli lä­het­tä­mäl­lä so­pi­muk­sen säh­kö­pos­tis­sa ja pyy­tä­mäl­lä siihen al­le­kir­joi­tus­ta. Ky­sei­nen pro­ses­si kui­ten­kin hauk­kaa mel­koi­sen siivun työ­ajas­ta, pu­hu­mat­ta­kaan asiak­kaan käyt­tä­mäs­tä ajasta skan­nauk­si­neen kaik­ki­neen.

Koska so­pi­mus­ten al­le­kir­joit­ta­mi­nen on niin olen­nai­nen osa monen yrit­tä­jän ja free­lance­rin työn­ku­vaa, moni heistä toi­voi­si pro­ses­sin su­ju­van mah­dol­li­sim­man vai­vat­to­mas­ti. Aa­tok­sen il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus tuo kai­vat­tua jous­toa ja su­ju­vuut­ta työ­hö­si.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus ju­ri­di­ses­ti pätevä ja tur­val­li­nen keino al­le­kir­joit­taa asia­kir­ja

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus korvaa pe­rin­tei­sen mus­te­ky­näl­lä teh­tä­vän al­le­kir­joi­tuk­sen. Käy­tän­nös­sä hen­ki­löt kir­jau­tu­vat al­le­kir­joi­tus­pal­ve­luun, jossa säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on mah­dol­lis­ta tehdä mak­sut­ta.

Aa­tok­sen pal­ve­lus­sa voit var­mis­tua siitä, että säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on EU:n ja Suomen lain­sää­dän­nön mu­kai­nen. Näin ollen sen on aina ju­ri­di­ses­ti pätevä tapa hoitaa al­le­kir­joit­ta­mi­nen vaikka asiak­kaa­si kanssa. 

Sinun ei myös­kään tar­vit­se huo­leh­tia, onko pal­ve­lun tie­to­tur­va riit­tä­vä, sillä Aa­tok­sen al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lu on tehty par­hai­ta tie­to­tur­va­käy­tän­tö­jä nou­dat­taen. Li­säk­si si­nul­la on mah­dol­li­suus valita, ha­luat­ko tehdä säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen pank­ki­tun­nuk­sil­la vahvan tun­nis­tau­tu­mi­sen kautta.

Di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus tuo monia hyö­ty­jä

Säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen tär­kein hyöty on sen help­pous: käyt­tä­jä voi al­le­kir­joit­taa do­ku­men­tin missä päin maa­il­maa ta­han­sa mihin kel­lon­ai­kaan ta­han­sa. Sa­mal­la pal­ve­lu on kui­ten­kin luo­tet­ta­va ja tie­to­tur­val­li­nen tapa hoitaa al­le­kir­joit­ta­mi­nen.

Lis­ta­sim­me tär­keim­piä säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen hyö­ty­jä alle.

  • Al­le­kir­joit­ta­mi­nen on vai­va­ton­ta ja nopeaa. Vältät turhan pa­pe­rei­den pyö­rit­tä­mi­sen, tu­los­ta­mi­sen, skan­nauk­sen ja pos­tit­te­lun
  • Al­le­kir­joit­ta­mi­nen on­nis­tuu missä ja mil­loin ta­han­sa, vaikka omalla ko­ti­soh­val­la.
  • Säh­köi­se­nä al­le­kir­joit­ta­ja­na surf­faat tren­dien aal­lon­har­jal­la, sillä di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus on ny­ky­ai­kaa.
  • Al­le­kir­joit­ta­mi­nen on tie­to­tur­val­lis­ta. Aa­tok­sen pal­ve­lu nou­dat­taa uusim­pia tie­to­tur­va­kri­tee­re­jä, ja al­le­kir­joi­tus ta­pah­tuu aina EU:n ja Suomen lain­sää­dän­töön poh­jau­tuen.
  • Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on luo­tet­ta­va. Os­a­puo­let eivät voi esi­mer­kik­si muo­ka­ta tietoa jäl­ki­kä­teen tai kiel­tää al­le­kir­joi­tuk­sen ole­mas­sao­loa. Näet myös heti, kuka on tehnyt al­le­kir­joi­tuk­sen pal­ve­lus­sa.
  • Di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus on ym­pä­ris­töys­tä­väl­li­nen rat­kai­su. Al­le­kir­joit­ta­mi­nen sääs­tää pa­pe­ria. Sinun ei myös­kään enää tar­vit­se mat­kus­taa kau­pun­gin tai Suomen toi­sel­le puo­lel­le al­le­kir­joit­ta­maan asia­kir­jaa.
  • Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on il­mai­nen, kun taas pe­rin­tei­ses­sä al­le­kir­joi­tus­pro­ses­sis­sa kuluja voi kertyä vuo­si­ta­sol­la pal­jon­kin niin mat­kus­ta­mi­ses­ta, pos­tit­ta­mi­ses­ta kuin tu­los­ta­mi­ses­ta­kin.
  • Kaikki do­ku­ment­ti­si löytyy Oma Aa­tok­ses­ta tilin luo­tua­si.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lu yri­tyk­sel­le, kau­pun­geil­le ja yh­tei­söil­le

Vaikka pal­ve­lu on omiaan free­lance­reil­le ja yrit­tä­jil­le, il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus skaa­lau­tuu myös muiden toi­mi­joi­den tar­pei­siin. 

Esi­mer­kik­si yri­tyk­sis­sä uuden työn­te­ki­jän työ­so­pi­muk­sen al­le­kir­joi­tus sujuu vai­vat­to­mas­ti pal­ve­lun avulla. Li­säk­si säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus voi niin ikään su­ju­voit­taa yri­tyk­sen HR-asian­tun­ti­jan työ­taak­kaa, le­pää­hän heidän työ­pöy­däl­lään usein korkea pino eri­lai­sia asia­kir­jo­ja.

Kau­pun­git ja kunnat työs­ken­te­le­vät varsin laaja-alai­ses­ti eri si­dos­ryh­mien kanssa, ja so­pi­muk­sia laa­di­taan val­ta­vat määrät vuo­sit­tain. Kun kau­pun­git ja kunnat al­le­kir­joit­ta­vat so­pi­muk­sen­sa säh­köi­ses­ti, aikaa, vaivaa ja rahaa sääs­tyy roi­mas­ti.

Jär­jes­töil­le ja yh­dis­tyk­sil­le eri­lais­ten han­ke­ha­ke­mus­ten te­ke­mi­nen ja si­dos­ryh­mien vä­li­set so­pi­muk­set ovat ar­ki­päi­vää. Koska os­a­puo­lia on monia, al­le­kir­joi­tus­pro­ses­si monine vai­hei­neen vie aikaa. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lu hel­pot­taa siten myös näitä toi­mi­joi­ta.

Di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus sopii myös yk­si­tyis­hen­ki­löil­le

Pal­ve­lu on otol­li­nen myös yk­si­tyis­hen­ki­löil­le, jotka voivat al­le­kir­joit­taa pal­ve­lus­sa esi­mer­kik­si vuo­kra­so­pi­muk­sia. Myös la­kia­sia­kir­jo­jen al­le­kir­joi­tus on­nis­tuu pal­ve­lus­sa. La­kia­sia­kir­jan al­le­kir­joit­ta­mi­nen voi tulla eteen pe­run­kir­joi­tus­ta teh­des­sä, kun olet ai­keis­sa lä­het­tää pe­ru­kir­jan kai­kil­le kuo­lin­pe­sän osak­kail­le. 

Li­säk­si voit yk­si­tyis­hen­ki­lö­nä käyt­tää säh­köis­tä al­le­kir­joi­tus­ta myös ar­ki­sem­mal­la ta­val­la: jos olet ai­keis­sa myydä vaikka hieman kal­liim­man pyö­rä­si second hand -mark­ki­noil­la, voit val­mis­tel­la kevyen so­pi­muk­sen os­ta­jan ja sinun vä­lil­le ja käyt­tää kaupan sol­mimi­ses­sa il­mais­ta säh­köis­tä al­le­kir­joi­tus­ta.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on myös etä­työs­ken­te­li­jän apu

Etä­työs­ken­te­ly on li­sään­ty­nyt lähes rä­jäh­dys­mäi­ses­ti muu­ta­man viime vuoden aikana. Niin yri­tys­ten työn­te­ki­jät kuin free­lance­rit ja yrit­tä­jät­kin työs­ken­te­le­vät usein ko­ti­kont­to­reis­sa. Täl­löin ta­paa­mi­set­kin hoi­tu­vat useim­mi­ten etänä.

Vaikka etä­työs­ken­te­lys­tä on seu­ran­nut lu­kui­sia hyviä asioi­ta ja mah­dol­li­suuk­sia, myös haas­tei­ta on il­maan­tu­nut. Miten esi­mer­kik­si al­le­kir­joi­tus­pro­ses­si hoituu, kun al­le­kir­joit­ta­jat ovat toi­sel­la puo­lel­la kau­pun­kia tai Suomea?

Toi­si­naan free­lance­rit jär­jes­tä­vät so­pi­mus­ten al­le­kir­joi­tustref­fe­jä esi­mer­kik­si kah­vi­loi­hin. Tämä kaikki vaatii kui­ten­kin ve­ron­sa, sillä ta­paa­mi­sen or­ga­ni­soi­mi­nen ja ai­ka­tau­lu­jen yh­teen­so­vit­ta­mi­nen asiak­kaan kanssa voi viedä aikaa.

Aa­tok­sen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus­pal­ve­lu ilah­dut­ta­nee­kin eri­tyi­ses­ti etä­työs­ken­te­li­jää, jonka toi­mis­to­na toimii oma koti. Os­a­puo­let voivat al­le­kir­joit­taa asia­kir­jan missä ja mil­loin ta­han­sa.

Miten säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus teh­dään Aa­tok­sen pal­ve­lus­sa?

Olit sitten yrit­tä­jä, yk­si­tyis­hen­ki­lö tai vaikka jär­jes­tön toi­min­nan­joh­ta­ja, di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus on nap­pi­va­lin­ta, kun haluat pa­nos­taa mut­kat­to­mam­paan al­le­kir­joi­tus­pro­ses­siin.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on helppo tehdä Aa­tok­sen pal­ve­lus­sa il­mai­sek­si näiden step­pien avulla:

  1. Luo en­sial­kuun tili Aatos sign -pal­ve­luun. Tilin luo­mi­nen ta­pah­tuu käden kään­tees­sä.
  2. Lataa pal­ve­luun al­le­kir­joi­tet­ta­va PDF-do­ku­ment­ti, kuten toi­mek­sian­to­so­pi­mus.
  3. Lähetä al­le­kir­joi­tus­kut­su ha­lua­mil­le­si hen­ki­löil­le.
  4. Hen­ki­löt pää­se­vät tut­kai­le­maan lä­het­tä­mää­si asia­kir­jaa ja al­le­kir­joit­ta­maan sen.
  5. Al­le­kir­joit­ta­mi­nen ta­pah­tuu tie­to­ko­neen hii­rel­lä tai di­gi­taa­li­sel­la ky­näl­lä. Näin ollen al­le­kir­joi­tus on aina omaa kä­sia­laa­si.
  6. Voit lä­het­tää tie­dos­ton muille al­le­kir­joi­tet­ta­vak­si, vaikka et itse al­le­kir­joit­tai­si sitä lain­kaan. Va­lit­se täl­löin "vain muut al­le­kir­joit­ta­vat" -kohta.
  7. Nauti sut­ja­kam­mas­ta al­le­kir­joi­tus­pro­ses­sis­ta myös tu­le­vai­suu­des­sa.

Astu askel kohti käy­tän­nöl­li­sem­pää al­le­kir­joi­tus­pro­ses­sia ja testaa il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus pal­ve­lus­sam­me jo tänään.