Il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus – mikä se on?

Tiedoston allekirjoittaminen sähköisesti puhelimella
aatos-author-icon.png
Aatos
25.7.2022 ● 3 minuuttia
Jaa artikkeli
Oletko free­lancer tai muu yrit­täjä? Il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus voi olla sinua varten. Kun al­le­kir­joi­tus hoituu säh­köi­sesti, al­le­kir­joi­tus­pro­sessi on varsin mut­ka­ton.

Di­gi­taa­li­suus raivaa vuosi vuo­delta enem­män ja­lan­si­jaa. Siksi on luon­te­vaa, että myös ar­ki­set asiat, kuten asia­kir­jo­jen al­le­kir­joi­tus, hoituu säh­köi­sesti. 

Aa­tok­sen pal­ve­lui­hin kuuluu il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus ni­mel­tään Aatos Sign. Sen avulla os­a­puo­let voivat al­le­kir­joit­taa minkä ta­hansa asia­kir­jan – vaikka maa­pal­lon toi­sella puo­lella.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus­pal­velu sopii niin yri­tyk­sille, yk­si­tyis­hen­ki­löille kuin yh­tei­söil­le­kin. On kui­ten­kin eräs ryhmä, jolle säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus sopii eri­tyi­sen hyvin: free­lance­rit ja muut yrit­tä­jät – he kun ovat usein te­ke­mi­sissä eri­lais­ten so­pi­mus­ten kanssa.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus hyö­dyt­tää eri­tyi­sesti yrit­tä­jiä ja free­lance­reita

Yrit­tä­jät ja free­lance­rit ovat tuon tuos­ta­kin te­ke­mi­sissä eri­lais­ten asia­kir­jo­jen kanssa: free­lance-va­lo­ku­vaaja lä­het­tää asiak­kaal­leen so­pi­muk­sen ennen kuin uusi pro­jekti käyn­nis­tyy. Kään­tä­jät, toi­mit­ta­jat sekä si­säl­lön­tuot­ta­jat laa­ti­vat toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sia asiak­kail­leen.

Useat free­lance­rit ja yrit­tä­jät hoi­ta­vat al­le­kir­joi­tus­pro­ses­sin pe­rin­tei­sellä ta­valla eli lä­het­tä­mällä so­pi­muk­sen säh­kö­pos­tissa ja pyy­tä­mällä siihen al­le­kir­joi­tusta. Ky­sei­nen pro­sessi kui­ten­kin hauk­kaa mel­koi­sen siivun työ­ajasta, pu­hu­mat­ta­kaan asiak­kaan käyt­tä­mästä ajasta skan­nauk­si­neen kaik­ki­neen.

Koska so­pi­mus­ten al­le­kir­joit­ta­mi­nen on niin olen­nai­nen osa monen yrit­tä­jän ja free­lance­rin työn­ku­vaa, moni heistä toi­voisi pro­ses­sin su­ju­van mah­dol­li­sim­man vai­vat­to­masti. Aa­tok­sen il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus tuo kai­vat­tua jous­toa ja su­ju­vuutta työ­hösi.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus ju­ri­di­sesti pätevä ja tur­val­li­nen keino al­le­kir­joit­taa asia­kirja

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus korvaa pe­rin­tei­sen mus­te­ky­nällä teh­tä­vän al­le­kir­joi­tuk­sen. Käy­tän­nössä hen­ki­löt kir­jau­tu­vat al­le­kir­joi­tus­pal­ve­luun, jossa säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on mah­dol­lista tehdä mak­sutta.

Aa­tok­sen pal­ve­lussa voit var­mis­tua siitä, että säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on EU:n ja Suomen lain­sää­dän­nön mu­kai­nen. Näin ollen sen on aina ju­ri­di­sesti pätevä tapa hoitaa al­le­kir­joit­ta­mi­nen vaikka asiak­kaasi kanssa. 

Sinun ei myös­kään tar­vitse huo­leh­tia, onko pal­ve­lun tie­to­turva riit­tävä, sillä Aa­tok­sen al­le­kir­joi­tus­pal­velu on tehty par­haita tie­to­tur­va­käy­tän­töjä nou­dat­taen.

Di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus tuo monia hyö­tyjä

Säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen tär­kein hyöty on sen help­pous: käyt­täjä voi al­le­kir­joit­taa do­ku­men­tin missä päin maa­il­maa ta­hansa mihin kel­lon­ai­kaan ta­hansa. Sa­malla pal­velu on kui­ten­kin luo­tet­tava ja tie­to­tur­val­li­nen tapa hoitaa al­le­kir­joit­ta­mi­nen.

Lis­ta­simme tär­keim­piä säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen hyö­tyjä alle.

  • Al­le­kir­joit­ta­mi­nen on vai­va­tonta ja nopeaa. Vältät turhan pa­pe­rei­den pyö­rit­tä­mi­sen, tu­los­ta­mi­sen, skan­nauk­sen ja pos­tit­te­lun
  • Al­le­kir­joit­ta­mi­nen on­nis­tuu missä ja mil­loin ta­hansa, vaikka omalla ko­ti­soh­valla.
  • Säh­köi­senä al­le­kir­joit­ta­jana surf­faat tren­dien aal­lon­har­jalla, sillä di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus on ny­ky­ai­kaa.
  • Al­le­kir­joit­ta­mi­nen on tie­to­tur­val­lista. Aa­tok­sen pal­velu nou­dat­taa uusim­pia tie­to­tur­va­kri­tee­rejä, ja al­le­kir­joi­tus ta­pah­tuu aina EU:n ja Suomen lain­sää­dän­töön poh­jau­tuen.
  • Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on luo­tet­tava. Os­a­puo­let eivät voi esi­mer­kiksi muo­kata tietoa jäl­ki­kä­teen tai kiel­tää al­le­kir­joi­tuk­sen ole­mas­sao­loa. Näet myös heti, kuka on tehnyt al­le­kir­joi­tuk­sen pal­ve­lussa.
  • Di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus on ym­pä­ris­töys­tä­väl­li­nen rat­kaisu. Al­le­kir­joit­ta­mi­nen sääs­tää pa­pe­ria. Sinun ei myös­kään enää tar­vitse mat­kus­taa kau­pun­gin tai Suomen toi­selle puo­lelle al­le­kir­joit­ta­maan asia­kir­jaa.
  • Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on il­mai­nen, kun taas pe­rin­tei­sessä al­le­kir­joi­tus­pro­ses­sissa kuluja voi kertyä vuo­si­ta­solla pal­jon­kin niin mat­kus­ta­mi­sesta, pos­tit­ta­mi­sesta kuin tu­los­ta­mi­ses­ta­kin.
  • Kaikki do­ku­ment­tisi löytyy Oma Aa­tok­sesta tilin luo­tuasi.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus­pal­velu yri­tyk­selle, kau­pun­geille ja yh­tei­söille

Vaikka pal­velu on omiaan free­lance­reille ja yrit­tä­jille, il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus skaa­lau­tuu myös muiden toi­mi­joi­den tar­pei­siin. 

Esi­mer­kiksi yri­tyk­sissä uuden työn­te­ki­jän työ­so­pi­muk­sen al­le­kir­joi­tus sujuu vai­vat­to­masti pal­ve­lun avulla. Li­säksi säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus voi niin ikään su­ju­voit­taa yri­tyk­sen HR-asian­tun­ti­jan työ­taak­kaa, le­pää­hän heidän työ­pöy­däl­lään usein korkea pino eri­lai­sia asia­kir­joja.

Kau­pun­git ja kunnat työs­ken­te­le­vät varsin laaja-alai­sesti eri si­dos­ryh­mien kanssa, ja so­pi­muk­sia laa­di­taan val­ta­vat määrät vuo­sit­tain. Kun kau­pun­git ja kunnat al­le­kir­joit­ta­vat so­pi­muk­sensa säh­köi­sesti, aikaa, vaivaa ja rahaa sääs­tyy roi­masti.

Jär­jes­töille ja yh­dis­tyk­sille eri­lais­ten han­ke­ha­ke­mus­ten te­ke­mi­nen ja si­dos­ryh­mien vä­li­set so­pi­muk­set ovat ar­ki­päi­vää. Koska os­a­puo­lia on monia, al­le­kir­joi­tus­pro­sessi monine vai­hei­neen vie aikaa. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus­pal­velu hel­pot­taa siten myös näitä toi­mi­joita.

Lue lisää: Mil­lai­nen on hy­väk­sytty säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus? ja Mil­lai­sia asia­kir­joja voi al­le­kir­joit­taa säh­köi­sesti?

Di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus sopii myös yk­si­tyis­hen­ki­löille

Pal­velu on otol­li­nen myös yk­si­tyis­hen­ki­löille, jotka voivat al­le­kir­joit­taa pal­ve­lussa esi­mer­kiksi vuo­kra­so­pi­muk­sia.

Li­säksi voit yk­si­tyis­hen­ki­lönä käyt­tää säh­köistä al­le­kir­joi­tusta myös ar­ki­sem­malla ta­valla: jos olet ai­keissa myydä vaikka hieman kal­liim­man pyö­räsi second hand -mark­ki­noilla, voit val­mis­tella kevyen so­pi­muk­sen os­ta­jan ja sinun vä­lille ja käyt­tää kaupan sol­mi­mi­sessa il­maista säh­köistä al­le­kir­joi­tusta.

Myös la­kia­sia­kir­jo­jen al­le­kir­joi­tus on­nis­tuu pal­ve­lussa. La­kia­sia­kir­jan al­le­kir­joit­ta­mi­nen voi tulla eteen pe­run­kir­joi­tusta teh­dessä, kun olet ai­keissa lä­het­tää pe­ru­kir­jan kai­kille kuo­lin­pe­sän osak­kaille. Mikäli al­le­kir­joi­tat la­kia­sia­kir­jaa pal­ve­lus­samme, tar­joamme myös vahvan tun­nis­tau­tu­mi­sen.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on myös etä­työs­ken­te­li­jän apu

Etä­työs­ken­tely on li­sään­ty­nyt lähes rä­jäh­dys­mäi­sesti muu­ta­man viime vuoden aikana. Niin yri­tys­ten työn­te­ki­jät kuin free­lance­rit ja yrit­tä­jät­kin työs­ken­te­le­vät usein ko­ti­kont­to­reissa. Täl­löin ta­paa­mi­set­kin hoi­tu­vat useim­mi­ten etänä.

Vaikka etä­työs­ken­te­lystä on seu­ran­nut lu­kui­sia hyviä asioita ja mah­dol­li­suuk­sia, myös haas­teita on il­maan­tu­nut. Miten esi­mer­kiksi al­le­kir­joi­tus­pro­sessi hoituu, kun al­le­kir­joit­ta­jat ovat toi­sella puo­lella kau­pun­kia tai Suomea?

Toi­si­naan free­lance­rit jär­jes­tä­vät so­pi­mus­ten al­le­kir­joi­tustref­fejä esi­mer­kiksi kah­vi­loi­hin. Tämä kaikki vaatii kui­ten­kin ve­ronsa, sillä ta­paa­mi­sen or­ga­ni­soi­mi­nen ja ai­ka­tau­lu­jen yh­teen­so­vit­ta­mi­nen asiak­kaan kanssa voi viedä aikaa.

Aa­tok­sen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus­pal­velu ilah­dut­ta­nee­kin eri­tyi­sesti etä­työs­ken­te­li­jää, jonka toi­mis­tona toimii oma koti. Os­a­puo­let voivat al­le­kir­joit­taa asia­kir­jan missä ja mil­loin ta­hansa.

Miten säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus teh­dään Aa­tok­sen pal­ve­lussa?

Olit sitten yrit­täjä, yk­si­tyis­hen­kilö tai vaikka jär­jes­tön toi­min­nan­joh­taja, di­gi­taa­li­nen al­le­kir­joi­tus on nap­pi­va­linta, kun haluat pa­nos­taa mut­kat­to­mam­paan al­le­kir­joi­tus­pro­ses­siin.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on helppo tehdä Aa­tok­sen pal­ve­lussa il­mai­seksi näiden step­pien avulla:

  1. Luo en­sial­kuun tili Aatos sign -pal­ve­luun. Tilin luo­mi­nen ta­pah­tuu käden kään­teessä.
  2. Lataa pal­ve­luun al­le­kir­joi­tet­tava PDF-do­ku­mentti, kuten toi­mek­sian­to­so­pi­mus.
  3. Lähetä al­le­kir­joi­tus­kutsu ha­lua­mil­lesi hen­ki­löille.
  4. Hen­ki­löt pää­se­vät tut­kai­le­maan lä­het­tä­määsi asia­kir­jaa ja al­le­kir­joit­ta­maan sen.
  5. Al­le­kir­joit­ta­mi­nen ta­pah­tuu tie­to­ko­neen hii­rellä tai di­gi­taa­li­sella ky­nällä. Näin ollen al­le­kir­joi­tus on aina omaa kä­sia­laasi.
  6. Voit lä­het­tää tie­dos­ton muille al­le­kir­joi­tet­ta­vaksi, vaikka et itse al­le­kir­joit­taisi sitä lain­kaan. Va­litse täl­löin "vain muut al­le­kir­joit­ta­vat" -kohta.
  7. Nauti sut­ja­kam­masta al­le­kir­joi­tus­pro­ses­sista myös tu­le­vai­suu­dessa.

Astu askel kohti käy­tän­nöl­li­sem­pää al­le­kir­joi­tus­pro­ses­sia ja testaa il­mai­nen säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus pal­ve­lus­samme jo tänään.

Lakiasiat heti valmiiksi netissä.
© Aatos Legal Technology 2024