Med stormsteg hanterar vi allt fler ärenden digitalt. Det börjar bli en självklarhet.
Aatos har en tjänst för elektronisk signatur som heter Aatos Sign och som kan testas gratis. Den gör det möjligt för båda parter att signera dokument oberoende var ni befinner er. Aatos digitala signatur kan göras både med eller utan BankID.
Upptäck hur du enkelt kan signera avtal och andra dokument elektroniskt med Aatos Sign. Här förklarar vi hur du gör.
Elektronisk signatur för avtal eller andra viktiga dokument
Det finns många dokument och avtal som ska skrivas under både som privatperson och som företagare. Det kan vara köpekontrakt, hyreskontrakt, en fullmakt, en överenskommelse, avtal för konsultuppdrag och mycket mer.
Många skickar avtalet med e-post och ber om underskrift, scannar in och skickar tillbaka. Det tar tid och är ett osmidigt sätt. Många vill att signering av avtal ska vara smidigare.
Du kan också använda digital signering när du vill försäkra dig om att andra har tagit del av ett visst dokument. Exempel kan vara om du vill vara säker på att någon har läst dina villkor eller särskilda instruktioner. Du får då ett bevis på det.
Aatos elektroniska signatur
Med Aatos signeringstjänst, Aatos Sign, kan du välja om du vill signera ditt PDF-dokument med BankID eller med digital namnteckning. BankID bidrar till att signaturen blir en så kallad avancerad elektronisk signatur som innebär en starkare signering eftersom den som signerar måste identifiera sig med BankID.
Båda signeringsmetoderna som Aatos Sign erbjuder innebär dock ett säkrare alternativ än det traditionella med penna på papper eller att scanna in ett dokument eftersom tjänsten kontrollerar att dokumentet inte har ändrats och registrerar information om vilken e-postadress som använts för signering, datum och tid för signeringen.
Så använder du Aatos elektroniska signatur
Osäker på hur du använder vår elektroniska signatur? Här förklarar vi steg för steg.
Skapa ett användarkonto
1. Gå till Aatos Sign och klicka ’Logga in’. Längst ner i den nya rutan kan du välja att skapa ett användarkonto kostnadsfritt.
2. Fyll i din e-post och skicka. Strax därefter får du ett mail med knappen ’Skapa ditt konto’. Klicka på knappen!
3. Verifiera ditt användarkonto genom att ange ett lösenord.
4. Klart! Du leds nu till välkomstsidan och kan direkt ladda upp dokument som du vill signera. Mer om detta i nästa avsnitt.
💡 Fick du inget mail? Kontrollera att det inte hamnade i skräpkorgen.
💡 Kom du inte vidare från någon av sidorna? Kontrollera att din webbläsare inte blockerar sidan.
Skapa signeringsprocess
1. Gå till sidan för Aatos Sign
Klicka på knappen för ‘Signera dokument’. Det tar dig till första steget där du väljer mellan att ’Börja’ eller ’Visa’ dokumentet.
2. Ange mottagare
Om du väljer ’Börja’ så blir nästa steg att välja vilka som ska signera. Du får här tre alternativ:
- Jag och andra
- Endast jag
- Endast andra
Du får därefter välja om du vill använda stark signering, också kallad avancerad signatur, med BankID eller om du vill att signeringen ska göras med en digital namnteckning.
3. Ladda upp dokument
Klicka på ’Lägg till dokument’ och välj dokumentet som ska signeras. Fyll i namn och e-postadress till de personer som ska signera. Du kan lägga till fler personer genom att klicka på knappen ’Lägg till person’.
4. Skicka för signering
Klicka på knappen ’Sänd dokumentet för signering’. Alla som ska signera elektroniskt får då ett e-postmeddelande med en länk.
Signera dokument
I e-postmeddelandet finns en länk till dokumentet som ska signeras. Här får du alternativen:
- Förhandsgranska
- Ladda ned
- Radera
- Signera
- Avvisa
För att signera klickar du på “Signera”. I rutan som kommer upp måste du först bekräfta att du läst innehållet i dokumentet du ska signera.
Du väljer sedan om du vill signera genom att identifiera dig med BankID eller utan.
Väljer du att signera med BankID skickas du vidare till BankID och får välja vilken enhet du har ditt certifikat installerat på, om det är på samma enhet eller ett mobilt. Följ sedan processen enligt instruktionerna.
Vill du inte använda BankID signerar du dokumentet på fri hand genom att skriva din signatur med ett finger på musplattan, med en penna för touchskärm eller med musen.
Klicka sedan på ’Signera dokument’.
6. Visa dokument
Alla som har signerat kan förhandsgranska eller ladda ner det signerade dokumentet. När samtliga parter har skrivit under får man ett e-post med en länk till det slutgiltiga dokumentet.
💡 Tips! Det är lättast att signera namnteckningen med penna eller fingret. Om du inte blir nöjd med din underskrift kan du ta bort den och prova igen tills att det blir bra.
Fördelar med elektronisk signatur
Jämfört med signering på papper så ger elektronisk signatur många riktigt bra fördelar:
- Signera var du än befinner dig i världen
- Signera när det passar dig
- Digitala dokument går snabbt och lätt att dela med andra
- Du behöver inte skriva ut eller scanna in signerat dokument
- Inga papper att hålla reda på – allt finns online och/eller som nedladdad PDF
- Mer information sparas om signeringen
Nackdelar med elektronisk signatur
Elektronisk signatur har också ett par nackdelar som är bra att vara medveten om. På så vis kan du använda den på ett klokt sätt:
- Skillnad på säkerhetsnivå: Digitala signaturer håller olika standarder och möter därför olika höga krav. För en lekman kan det därför vara svårt att veta om en elektronisk signatur är juridiskt giltig för det specifika dokument som ska skrivas under. Exempelvis kan säkerhetskravet på digital signatur skilja sig mellan ett avtal mellan privatpersoner i Sverige respektive ett multinationellt avtal mellan organisationer.
- Lite för enkelt att signera: Eftersom det går lätt och snabbt att signera avtal elektroniskt så kan det också vara för enkelt att klicka förbi det finstilta. Men avtal online är lika bindande som fysiska avtal så läs och förstå villkoren innan du signerar!
Elektronisk signatur och digital signatur
Med elektronisk signatur och digital signatur menar vi för det mesta samma sak. Tittar vi däremot på vad begreppen verkligen betyder så är de lite olika.
Elektronisk signatur
Elektronisk signatur är ett övergripande uttryck för att signera något elektroniskt istället för att manuellt signera med penna på papper. Det kan vara något du signerar på nätet eller i en bärbar enhet när du får ett paket hemlevererat. Kan också sammanfattas som en tjänst, precis som den vi erbjuder här hos Aatos.
Digital signatur
Digital signatur kan beskrivas som en underkategori till elektronisk signatur och syftar på tekniken och matematiken som i bakgrunden försäkrar om att din underskrift är unik och kopplad till dig personligen.
Går det att signera testamente och framtidsfullmakt elektroniskt?
För just testamente och framtidsfullmakt är kraven vid signering lite högre och det går därför inte att signera elektroniskt. Om du gör ett testamente eller en framtidsfullmakt ska du nämligen underteckna dokumenten samtidigt som dina vittnen med penna på papper. Det är ett lagkrav.
Poängen är att alla ska se varandra skriva under dokumentet och på så sätt bevittna undertecknandet. Vittnenas underskrifter intygar alltså att de såg testatorn eller fullmaktsgivaren skriva under.
Men även om fysisk närvaro, penna och papper är ett krav så kan upprättandet av dokumenten bli både enklare och snabbare genom att göra det digitalt. Det är exempelvis möjligt att dela dokumentet så att alla i förväg kan läsa igenom och preliminärt godkänna innehållet. Allt är då klart inför att alla samlas fysiskt och skriver under.
Elektronisk signatur – prova kostnadsfritt
Aatos elektroniska signatur är en tjänst för att göra det enklare att signera de avtal som du kan göra med Aatos. Men du kan också signera ett eget dokument – vilket som helst. Du kan prova tjänsten gratis för signeringar av två dokument.
Vi tycker att det är väldigt viktigt att juridiska dokument verkligen blir av. Därför kan du prova tjänsten gratis!
Utforska gärna även Aatos tjänst för att skriva samboavtal, gåvobrev, skuldebrev, göra bouppteckning och mycket mer!