Val­ta­kir­ja yh­tiö­ko­kouk­seen

Ta­lo­yh­tiöt jär­jes­tä­vät vuo­sit­tain yh­tiö­ko­kouk­sia, jossa pää­te­tään ta­lo­yh­tiön asiois­ta.

Val­ta­kir­ja on hyö­dyl­li­nen asia­kir­ja osak­kee­no­mis­ta­jil­le sil­loin, kun he eivät kykene itse osal­lis­tu­maan yh­tiö­ko­kouk­seen esteen vuoksi.

Oletko es­ty­nyt osal­lis­tu­maan yh­tiö­ko­kouk­seen?

Yh­tiö­ko­kous on yhtiön pää­tök­sen­teon kan­nal­ta tär­kein foo­ru­mi. Yh­tiö­ko­kouk­ses­sa osak­kaat ja hal­li­tus so­pi­vat yhtiön lin­jauk­sis­ta. Osal­lis­tu­mi­nen yh­tiö­ko­kouk­seen onkin osak­kee­no­mis­ta­jan tär­keim­piä oi­keuk­sia.

Kun yh­tiö­ko­kous jär­jes­te­tään, voit käyt­tää osak­kee­no­mis­ta­ja­na oi­keut­ta­si yh­tiö­ko­kouk­ses­sa joko itse hen­ki­lö­koh­tai­ses­ti tai val­tuu­te­tun vä­li­tyk­sel­lä. Voit siis val­tuut­taa toisen hen­ki­lön edus­ta­maan sinua yh­tiö­ko­kouk­ses­sa, jos itse olet es­ty­nyt osal­lis­tu­maan. Voit val­tuut­taa toisen hen­ki­lön joko var­si­nai­seen yh­tiö­ko­kouk­seen tai yli­mää­räi­seen yh­tiö­ko­kouk­seen.

Toinen hen­ki­lö val­tuu­te­taan osal­lis­tu­maan yh­tiö­ko­kouk­seen an­ta­mal­la hä­nel­le tar­koi­tuk­seen sopiva val­ta­kir­ja. Val­ta­kir­ja onkin siten hyö­dyl­li­nen työ­ka­lu sel­lai­sel­le osak­kee­no­mis­ta­jal­le, joka ei pääse hen­ki­lö­koh­tai­ses­ti osal­lis­tu­maan ko­kouk­seen, mutta haluaa kui­ten­kin huo­leh­tia edus­tuk­ses­taan ko­kouk­ses­sa toisen hen­ki­lön avus­tuk­sel­la.

Kenet voin val­tuut­taa val­ta­kir­jal­la yh­tiö­ko­kouk­seen?

Val­tuut­ta­jal­la on vapaus valita yh­tiö­ko­kouk­seen val­tuu­te­tuk­si ha­lua­man­sa hen­ki­lö. Val­tuu­tet­tu voi siten olla kuka ta­han­sa täysi-ikäi­nen hen­ki­lö, esi­mer­kik­si toinen osak­kee­no­mis­ta­ja, per­heen­jä­sen tai vaik­ka­pa ul­ko­puo­li­nen ju­ris­ti.

Val­tuu­tet­tu ei kui­ten­kaan voi olla oi­keus­hen­ki­lö eli esi­mer­kik­si yritys, eikä myös­kään va­jaa­val­tai­sek­si ju­lis­tet­tu hen­ki­lö.

Yh­tiö­ko­kouk­sen val­ta­kir­jan si­säl­tö

Val­ta­kir­jal­le ei ole ase­tet­tu lain­sää­dän­nös­sä eril­li­siä muo­to­vaa­ti­muk­sia. Val­ta­kir­jan muo­dol­le on kui­ten­kin esi­tet­tä­vis­sä joi­ta­kin si­säl­löl­li­siä seik­ko­ja, jotka ovat val­ta­kir­jan pä­te­vyy­den to­dis­ta­mi­sek­si tär­ke­ää si­säl­lyt­tää  val­ta­kir­jaan.

Val­ta­kir­jas­sa tulee yk­si­löi­dä, kuka on val­tuut­ta­ja ja kuka val­tuu­tet­tu. Yk­si­löi­mis­tie­toi­na käy­te­tään etu- ja su­ku­ni­meä, hen­ki­lö­tun­nus­ta ja osoi­tet­ta.

Kun val­tuut­ta­ja ja val­tuu­tet­tu on ni­met­ty val­ta­kir­jas­sa, kir­ja­taan val­ta­kir­jaan var­si­nai­nen val­tuu­tus. Val­tuu­tuk­ses­sa mää­ri­tel­lään val­tuu­tuk­sen laa­juus. Var­si­nai­seen val­tuu­tuk­seen kir­ja­taan täl­löin, mitä, mil­loin ja missä val­tuu­tet­tu saa val­tuu­tuk­sen no­jal­la tehdä.

Var­si­nai­sen val­tuu­tuk­sen tulee si­säl­tää:

• val­tuu­tuk­sen laa­juus
• päi­vä­mää­rä ja paikka
• mihin yh­tiö­ko­kouk­seen val­ta­kir­ja oi­keut­taa osal­lis­tu­maan

Esi­merk­ki: Val­ta­kir­ja yh­tiö­ko­kouk­seen

Val­tuu­tus voi­daan esi­mer­kik­si muo­toil­la muo­toon, jossa ker­ro­taan Ville Val­tuut­ta­jan val­tuut­ta­van Venla Val­tuu­te­tun edus­ta­maan häntä ja käyt­tä­mään hänen puhe- ja ää­ni­val­taan­sa osa­keyh­tiön var­si­nai­ses­sa yh­tiö­ko­kouk­ses­sa.

Val­tuu­tuk­ses­sa on pe­rus­tel­tua mai­ni­ta myös yh­tiö­ko­kouk­sen päi­vä­mää­rä sekä se, minkä osa­keyh­tiön yh­tiö­ko­kouk­ses­ta on kyse. Li­säk­si tar­peel­lis­ta on mai­ni­ta, mistä osak­keis­ta val­tuu­tuk­ses­sa on kyse. Tällä voi­daan tar­koit­taa esi­mer­kik­si osak­kei­den nu­me­roi­ta ja sitä, minkä hal­lin­taan val­tuu­tuk­sen poh­ja­na olevat osak­keet ovat, kuten esi­mer­kik­si jonkin tietyn asun­non.

Var­si­nai­nen val­tuu­tus voi siten olla esi­mer­kik­si seu­raa­van­lai­nen:

"Minä Ville Val­tuut­ta­ja, val­tuu­tan Venla Val­tuu­te­tun edus­ta­maan minua ja käyt­tä­mään puhe- ja ää­ni­val­taa­ni Hu­vi­la­ka­tu 7:n ta­lo­yh­tiön var­si­nai­ses­sa yh­tiö­ko­kouk­ses­sa 7.5.2023 osoit­tees­sa hu­vi­la­ka­tu 7, Hel­sin­ki. Val­tuu­tus koskee asun­non Hu­vi­la­ka­tu 7 C:n osak­kei­ta­ni."

Jotta asia­kir­ja olisi pätevä, tulee val­ta­kir­ja li­säk­si päi­vä­tä ja al­le­kir­joit­taa val­tuut­ta­jan toi­mes­ta. Myös ni­men­sel­ven­nys tulee kir­joit­taa asia­kir­jaan. Val­ta­kir­jaan ei kui­ten­kaan tar­vi­ta val­tuu­te­tun al­le­kir­joi­tus­ta.

Val­ta­kir­jaa ei ole tar­peel­lis­ta to­dis­taa eli siihen ei koh­dis­tu to­dis­tus­pak­koa. Toi­saal­ta to­dis­ta­jien käyt­tä­mi­nen­kään ei ole kiel­let­tyä val­ta­kir­jan laa­din­nas­sa.

Val­ta­kir­jan voi laatia val­miin val­ta­kir­jan pohjan pe­rus­teel­la, mikäli täl­lai­nen on lä­he­tet­ty esi­mer­kik­si yh­tiö­ko­kous­kut­sun yh­tey­des­sä. Val­ta­kir­jan voi laatia myös itse.

💡 Sopiva val­ta­kir­ja voi olla myös avoin asian­ajo­val­ta­kir­ja, jonka no­jal­la val­tuu­tet­tu voi edus­taa asia­kas­taan yh­tiö­ko­kouk­ses­sa muiden val­tuu­tus­teh­tä­vien li­säk­si.

Lue lisää, mikä on avoin val­ta­kir­ja.

Kuo­lin­pe­sä ja yh­tiö­ko­kous

Jos huo­neis­tos­sa asuva leski osal­lis­tuu yh­tiö­ko­kouk­seen, tar­vit­see hän aina val­tuu­tuk­sen kai­kil­ta kuo­lin­pe­sän osak­kail­ta erik­seen, jotta voisi edus­taa kuo­lin­pe­sää yh­tiö­ko­kouk­ses­sa. Val­ta­kir­ja voi tässä ta­pauk­ses­sa olla tois­tai­sek­si voi­mas­sa oleva tai vain yhtä tiet­tyä yh­tiö­ko­kous­ta varten mää­rät­ty.

Va­jaa­val­tais­ta hen­ki­löä edus­taa yh­tiö­ko­kouk­ses­sa hänen lain­voi­mai­nen edus­ta­jan­sa. Lain­voi­mai­nen edus­ta­ja voi olla joko yk­si­tyi­nen tai jul­ki­nen edun­val­vo­ja.

Sil­loin, kun useita osak­kei­ta tai osa­ke­ryh­miä omis­ta­va hen­ki­lö antaa val­tuu­tuk­sen, tulee val­tuu­tuk­sen koskea kaik­kia tämän hen­ki­lön omis­ta­mia osak­kei­ta. Vain osaan osak­keis­ta koh­dis­tu­va val­tuu­tus ei ole mah­dol­li­nen, sillä osakas voi käyt­tää ää­ni­mää­rän­sä yh­tiö­ko­kouk­ses­sa vain itse tai yhden asia­mie­hen kautta.

💡 Val­ta­kir­ja on tär­ke­ää laatia hy­vis­sä ajoin. Val­ta­kir­jan tulee olla voi­mas­sa yh­tiö­ko­kouk­sen ajan­koh­ta­na. Tästä joh­tuen se onkin suo­si­tel­ta­vaa val­mis­tel­la jo hy­vis­sä ajoin ennen yh­tiö­ko­kouk­sen ajan­koh­taa.

Val­ta­kir­jan käyt­tä­mi­nen yh­tiö­ko­kouk­ses­sa

Val­tuu­te­tul­la on mah­dol­li­suus käyt­tää val­ta­kir­jaa sil­loin, kun se on hä­nel­lä hal­lus­saan. Val­tuut­ta­jan ei siten tar­vit­se erik­seen tie­dot­taa yh­tiö­ko­kous­ta hänen val­tuut­ta­mas­taan edus­tuk­ses­ta. Val­ta­kir­jan an­ta­mi­nen val­tuu­te­tul­le on siis riit­tä­vä toi­men­pi­de.

Val­tuu­tuk­sen voi myös kes­keyt­tää, jos val­tuut­ta­ja ei halua pitää sitä enää voi­mas­sa. Tähän riit­tä­vä keino on, että val­tuut­ta­ja ottaa val­ta­kir­jan val­tuu­te­tul­ta ta­kai­sin hal­tuun­sa.

Val­ta­kir­ja on voi­mas­sa vain siihen tar­koi­tuk­seen, johon se on an­net­tu. Jos val­ta­kir­ja on siten kir­jat­tu vain yh­del­le tie­tyl­le päi­väl­le ja tiet­tyyn yh­tiö­ko­kouk­seen, ei se syn­ny­tä val­tuu­tus­ta muihin yh­tiö­ko­kouk­seen.

💡 Sama ih­mi­nen voi edus­taa yh­tiö­ko­kouk­ses­sa useam­paa osa­kas­ta.

Yh­tiö­ko­kouk­ses­sa ää­nes­tä­mi­nen val­ta­kir­jal­la

Val­ta­kir­jan saanut val­tuu­tet­tu myös ää­nes­tää yh­tiö­ko­kouk­ses­sa edus­ta­man­sa val­tuut­ta­jan tai val­tuut­ta­jien osak­kei­den nä­ke­mys­ten mu­kai­sel­la ta­val­la.

Tästä joh­tuen esi­mer­kik­si yh­tiö­ko­kouk­sen esi­tys­lis­ta voi olla tär­ke­ää käydä läpi ennen ko­kous­ta, jotta val­tuut­ta­ja voi oh­jeis­taa val­tuu­te­tun ää­nes­tä­mään ko­kouk­ses­sa ha­lua­mal­laan ta­val­la. Val­tuut­ta­jan onkin aina tär­ke­ää oh­jeis­taa val­tuu­tet­tua siitä, millä tavoin haluaa ää­nioi­keut­taan käy­tet­tä­vän.

Aatos Sign apuna val­ta­kir­jan laa­ti­mi­ses­sa

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on näp­pä­rä keino laatia val­ta­kir­ja yh­tiö­ko­kous­ta varten. Säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen avulla val­ta­kir­ja voi­daan al­le­kir­joit­taa säh­köi­ses­ti no­peas­ti ja se li­säk­si hel­pot­taa pro­ses­sia. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on li­säk­si luo­tet­ta­va ja tekee siksi pro­ses­sis­ta myös tur­val­li­sem­man.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on ju­ri­di­ses­ti yhtä pätevä kuin ta­val­li­nen kä­sin­kir­joi­tet­tu al­le­kir­joi­tus ja se on hy­väk­syt­ty al­le­kir­joi­tuk­sen muoto useis­sa yh­teyk­sis­sä. Sitä voi­daan­kin hyö­dyn­tää siksi myös yh­tiö­ko­kouk­sen val­ta­kir­jas­sa.

Kätevä keino hyö­dyn­tää säh­köis­tä al­le­kir­joi­tus­ta val­ta­kir­jan yh­tey­des­sä onkin Aatos Sign -pal­ve­lu, jonka avulla säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus val­ta­kir­jaan hoituu tur­val­li­ses­ti ja vai­vat­to­mas­ti.

Lue lisää

• Mikä on säh­köi­nen val­ta­kir­ja?
• Miten val­ta­kir­ja teh­dään?
• Kä­sin­kir­joi­tet­tu val­ta­kir­ja