Mi­ten val­ta­kir­ja teh­dään?

Paperien allekirjoitus
Logo_blue.png
Aatos
27.5.2022 ● 3 minuuttia 20 sekuntia
Valtakirja on virallinen asiakirja, jonka avulla voit valtuuttaa toisen henkilön hoitamaan asioitasi. Katso, kuinka voit tehdä valtakirjan itse.

Valtakirja on yksi tapa valtuuttaa toinen henkilö hoitamaan asioita valtuuttajan, eli sinun, puolesta. Tarve valtakirjalle tulee silloin, kun olet itse estynyt hoitamaan asioitasi, esimerkiksi tekemään sopimuksen tai noutamaan paketin postista.

Valtuutettu voi olla luonnollinen henkilö tai juridinen henkilö eli yhteisö tai säätiö.

Tietyistä valtakirjoista säädetään erityislaeissa. Esimerkiksi tapauksessa, jossa valtuuttaja ei voi heikentyneen terveydentilan takia hoitaa omia asioitaan säädetään edunvalvontavaltuutuslaissa (648/2007), ja asiamiehen oikeudesta edustaa osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa säädetään osakeyhtiölaissa (624/2006).

Miksi tarvitsen valtakirjan?

Muutamalla esimerkillä voimme huomata, kuinka yleinen valtakirjan tarve on.

Valtakirjaa voi tarvita esimerkiksi kuolinpesän asioiden hoidossa ja perunkirjoitusta hoidettaessa. Lisäksi valtakirja auttaa tilanteessa, jossa postiin tulleen paketin noutaa joku muu kuin lähetyksen vastaanottaja.

Saatat tarvita valtuutusta määräajaksi helpottamaan asiointia esimerkiksi postissa ja pankissa, jos itse asut tietyn ajan toisella paikkakunnalla, esimerkiksi työn takia.

Myös työntekijä saattaa tarvita valtakirjaa työnantajalta, mikäli työntekijän tehtävät sitä vaativat. Usein työntekijät kuitenkin edustavat työnantajaa niinsanotulla asemavaltuutuksella, joka perustuu työsuhteeseen. Esimerkiksi tarjoilija ravintolassa ei tarvitse erillistä työtehtäviään koskevaa valtakirjaa asiakkaille esitettäväksi.

Valtakirja on, samaan tapaan kuin esimerkiksi testamentti tai avioehto, osa ihmisen tavallista arkea ja perusasiat asiakirjoista on hyvä hallita.

Kuolinpesän pankkiasioiden hoito valtakirjalla

Finanssivalvonnan mukaan kuolinpesän osakas on oikeutettu ilman valtakirjaa:

  • saamaan saldotodistuksen ja tietoja vainajan pankkiasioista kuolinpäivältä
  • maksamaan kuolinpesälle osoitettuja kuolintapaukseen liittyviä laskuja vainajan tililtä

Osakas tarvitsee valtakirjan muun muassa:

  • nostaakseen käteistä vainajan tililtä
  • saadakseen tietoja vainajan pankkiasioista tämän elinajalta
  • tyhjentääkseen tallelokeron

Mitä tarkoittaa yksilöity valtakirja?

Yksilöidyssä valtakirjassa valtuuttaja valtuuttaa tietyn henkilön hoitamaan määrättyjä oikeustoimia puolestaan.

Esimerkiksi voit valtuuttaa toisen henkilön ostamaan auton, jonka malli, merkki ja hinta on määritelty valtakirjassa. Yksilöity valtakirja voi siis olla yhtä oikeustointa koskeva kertavaltakirja.

Myös kuolinpesän asioiden hoitamista varten laadittu valtakirja on yksilöity valtakirja.

Yksilöidyn valtakirjan vastakohta on avoin valtakirja. Avoin valtakirja ei välttämättä sisällä muuta kuin valtuutuksen.

Valtuutuksessa annettu toimivalta ei aina ole sama kuin kelpoisuus. Kelpoisuus käy ilmi valtakirjasta ja on tarkoitettu kolmannen osapuolen tietoon.

Toimivalta rajoittaa valtuutetun toimia valtakirjan puitteissa. Toimivalta voi esimerkiksi olla, että valtuutettu saa ostaa auton enintään tiettyyn hintaan. Mikäli tämä tieto annettaisiin sopimuksen vastapuolelle tiedoksi, voi tämä heikentää valtuutetun neuvotteluvaraa.

Valtakirjan muotovaatimukset

Valtakirjalla ei ole muotovaatimuksia. Lain mukaan kaikki valtakirjat tulisi hyväksyä.

Myös esimerkiksi suullinen sopimus valtuutuksesta on sitova. Todistamisen hankaluuden vuoksi kannattaa valtuutus antaa kirjallisena ja selkeänä.

Valtakirjaan on kuitenkin hyvä merkitä:

  • valtuuttajan nimi sekä yhteystiedot (sinä)
  • valtuutetun nimi (henkilö, jolle annat valtuudet)

Valtuuttaja ja valtuutettu on hyvä yksilöidä täydellisellä henkilötunnuksella. Sekä valtuuttaja, että valtuutettu allekirjoittavat valtakirjan. Lisäksi valtakirja on hyvä päivätä.

Valtuutuksen voimassaolo on myös hyvä kirjata valtakirjaan, jotta henkilö tai taho, jonka tietoon valtakirja tulee saa tiedon edustusoikeuden voimassaolosta. Valtuutus voi olla voimassa esimerkiksi vuoden. Tämän jälkeen täytyy se päivittää tai uudistaa.

Valtakirja – valmis pohja

Jotkut tahot tarjoavat valmiita lomakkeita, jotka käyvät täytettynä valtakirjasta.

Pankki valtakirja

Käytännössä moni pankki ei esimerkiksi aina hyväksy paperista valtakirjaa varojen nostoon toisen tililtä. Valtuutus tulee pankin käytännön mukaan tehdä vahvalla sähköisellä tunnistautumisella verkkopankissa.

Pankeilla on myös kuolinpesän asioiden hoitoa varten omat valtakirjapohjat.

Posti valtakirja

Postilla on myös oma valtakirjalomake, jolla voi valtuuttaa jonkun hakemaan lähetyksiä lähetyskohtaisesti, määräajaksi tai toistaiseksi.

Edunvalvontavaltakirja

Tietyt valtakirjat täytyy rekisteröidä, jotta ne ovat päteviä. Edunvalvontavaltakirja on tällainen.

Edunvalvontavaltuutus tulee rekisteröidä silloin kun edunvalvonnan tarve alkaa. Rekisteriviranomainen on digi- ja väestötietovirasto.

Katso ohjeet edunvalvontavaltakirjan tekemiseen, jotta se on varmasti juridisesti pätevä.

Prokura

Prokura, eli nimenkirjoitusoikeus yhteisön puolesta, on myös hyvä rekisteröidä. Patentti ja rekisterihallitus rekisteröi prokurat.

Tällöin nimenkirjoitusoikeutettu voidaan tarkistaa kaupparekisteriotteesta ja edustusoikeus tulee yrityksen ulkopuolisten tahojen tietoon. Prokura on tavallinen käytäntö yritysten valtuuttaessa heidän edustajiaan.

Valtakirja ei tarvitse todistajia

Esimerkiksi yritykset saattavat käyttää todistajia valtakirjassa, sillä se antaa vaikutelman luotettavuudesta. Todistajat eivät kuitenkaan ole pakollisia.

Voiko valtakirjan tehdä itse?

Valtakirjan voi tehdä itse. Tällöinkin vaatimuksena on, että valtakirjan tekijän tulee olla oikeustoimikelpoinen, eli kyetä ymmärtämään valtakirjan sisältö ja vaikutukset.

Katso vinkit valtakirjan tekemiseen ja hyödynnä ilmainen valtakirjan pohja.

Valtuutuksen peruutus

Voimassaoleva valtuutus tulee irtisanoa lain säätämällä tavalla. Tärkeintä on, että tieto peruutuksesta tulee oikeustointen vastapuolten, eli valtuuttajaan nähden kolmansien osapuolien, tietoon.

Oikeustoimilain mukaan (228/1929) valtuutus joka perustuu asiakirjaan, eli esimerkiksi valtakirjaan. Valtuutus peruutetaan niin, että valtuuttaja ottaa valtuutusasiakirjan takaisin tai hävittää sen.

Jos valtuutus perustuu vain valtuutetulle tekemääsi tiedonantoon, on se peruutettu kun annat valtuutetulle tiedon voimassaolon päättymisestä.

Jos valtuutus on annettu määräajaksi, ei sitä tarvitse erikseen peruuttaa vaan sen voi antaa vanheta.

Mikäli joku esiinty valtuutettuna eikä valtuutus todellisuudessa pohjaudu valtakirjaan tai valtuuttajan tiedoksi antamaan tahtoon, syntyy valtuutettuna esiintyneelle vahingonkorvausvastuu kolmatta osapuolta kohti, koska oikeustoimi ei sido annettua valtuuttajaa.