Val­ta­kirja yh­tiö­ko­kouk­seen

Ta­lo­yh­tiöt jär­jes­tä­vät vuo­sit­tain yh­tiö­ko­kouk­sia, jossa pää­te­tään ta­lo­yh­tiön asioista.

Val­ta­kirja on hyö­dyl­li­nen asia­kirja osak­kee­no­mis­ta­jille sil­loin, kun he eivät kykene itse osal­lis­tu­maan yh­tiö­ko­kouk­seen esteen vuoksi.

Oletko es­ty­nyt osal­lis­tu­maan yh­tiö­ko­kouk­seen?

Yh­tiö­ko­kous on yhtiön pää­tök­sen­teon kan­nalta tär­kein foo­rumi. Yh­tiö­ko­kouk­sessa osak­kaat ja hal­li­tus so­pi­vat yhtiön lin­jauk­sista. Osal­lis­tu­mi­nen yh­tiö­ko­kouk­seen onkin osak­kee­no­mis­ta­jan tär­keim­piä oi­keuk­sia.

Kun yh­tiö­ko­kous jär­jes­te­tään, voit käyt­tää osak­kee­no­mis­ta­jana oi­keut­tasi yh­tiö­ko­kouk­sessa joko itse hen­ki­lö­koh­tai­sesti tai val­tuu­te­tun vä­li­tyk­sellä. Voit siis val­tuut­taa toisen hen­ki­lön edus­ta­maan sinua yh­tiö­ko­kouk­sessa, jos itse olet es­ty­nyt osal­lis­tu­maan. Voit val­tuut­taa toisen hen­ki­lön joko var­si­nai­seen yh­tiö­ko­kouk­seen tai yli­mää­räi­seen yh­tiö­ko­kouk­seen.

Toinen hen­kilö val­tuu­te­taan osal­lis­tu­maan yh­tiö­ko­kouk­seen an­ta­malla hä­nelle tar­koi­tuk­seen sopiva val­ta­kirja. Val­ta­kirja onkin siten hyö­dyl­li­nen työ­kalu sel­lai­selle osak­kee­no­mis­ta­jalle, joka ei pääse hen­ki­lö­koh­tai­sesti osal­lis­tu­maan ko­kouk­seen, mutta haluaa kui­ten­kin huo­leh­tia edus­tuk­ses­taan ko­kouk­sessa toisen hen­ki­lön avus­tuk­sella.

Kenet voin val­tuut­taa val­ta­kir­jalla yh­tiö­ko­kouk­seen?

Val­tuut­ta­jalla on vapaus valita yh­tiö­ko­kouk­seen val­tuu­te­tuksi ha­lua­mansa hen­kilö. Val­tuu­tettu voi siten olla kuka ta­hansa täysi-ikäi­nen hen­kilö, esi­mer­kiksi toinen osak­kee­no­mis­taja, per­heen­jä­sen tai vaik­kapa ul­ko­puo­li­nen ju­risti.

Val­tuu­tettu ei kui­ten­kaan voi olla oi­keus­hen­kilö eli esi­mer­kiksi yritys, eikä myös­kään va­jaa­val­tai­seksi ju­lis­tettu hen­kilö.

Yh­tiö­ko­kouk­sen val­ta­kir­jan si­sältö

Val­ta­kir­jalle ei ole ase­tettu lain­sää­dän­nössä eril­li­siä muo­to­vaa­ti­muk­sia. Val­ta­kir­jan muo­dolle on kui­ten­kin esi­tet­tä­vissä joi­ta­kin si­säl­löl­li­siä seik­koja, jotka ovat val­ta­kir­jan pä­te­vyy­den to­dis­ta­mi­seksi tär­keää si­säl­lyt­tää  val­ta­kir­jaan.

Val­ta­kir­jassa tulee yk­si­löidä, kuka on val­tuut­taja ja kuka val­tuu­tettu. Yk­si­löi­mis­tie­toina käy­te­tään etu- ja su­ku­ni­meä, hen­ki­lö­tun­nusta ja osoi­tetta.

Kun val­tuut­taja ja val­tuu­tettu on ni­metty val­ta­kir­jassa, kir­ja­taan val­ta­kir­jaan var­si­nai­nen val­tuu­tus. Val­tuu­tuk­sessa mää­ri­tel­lään val­tuu­tuk­sen laa­juus. Var­si­nai­seen val­tuu­tuk­seen kir­ja­taan täl­löin, mitä, mil­loin ja missä val­tuu­tettu saa val­tuu­tuk­sen no­jalla tehdä.

Var­si­nai­sen val­tuu­tuk­sen tulee si­säl­tää:

• val­tuu­tuk­sen laa­juus
• päi­vä­määrä ja paikka
• mihin yh­tiö­ko­kouk­seen val­ta­kirja oi­keut­taa osal­lis­tu­maan

Esi­merkki: Val­ta­kirja yh­tiö­ko­kouk­seen

Val­tuu­tus voi­daan esi­mer­kiksi muo­toilla muo­toon, jossa ker­ro­taan Ville Val­tuut­ta­jan val­tuut­ta­van Venla Val­tuu­te­tun edus­ta­maan häntä ja käyt­tä­mään hänen puhe- ja ää­ni­val­taansa osa­keyh­tiön var­si­nai­sessa yh­tiö­ko­kouk­sessa.

Val­tuu­tuk­sessa on pe­rus­tel­tua mai­nita myös yh­tiö­ko­kouk­sen päi­vä­määrä sekä se, minkä osa­keyh­tiön yh­tiö­ko­kouk­sesta on kyse. Li­säksi tar­peel­lista on mai­nita, mistä osak­keista val­tuu­tuk­sessa on kyse. Tällä voi­daan tar­koit­taa esi­mer­kiksi osak­kei­den nu­me­roita ja sitä, minkä hal­lin­taan val­tuu­tuk­sen poh­jana olevat osak­keet ovat, kuten esi­mer­kiksi jonkin tietyn asun­non.

Var­si­nai­nen val­tuu­tus voi siten olla esi­mer­kiksi seu­raa­van­lai­nen:

"Minä Ville Val­tuut­taja, val­tuu­tan Venla Val­tuu­te­tun edus­ta­maan minua ja käyt­tä­mään puhe- ja ää­ni­val­taani Hu­vi­la­katu 7:n ta­lo­yh­tiön var­si­nai­sessa yh­tiö­ko­kouk­sessa 7.5.2023 osoit­teessa hu­vi­la­katu 7, Hel­sinki. Val­tuu­tus koskee asun­non Hu­vi­la­katu 7 C:n osak­kei­tani."

Jotta asia­kirja olisi pätevä, tulee val­ta­kirja li­säksi päi­vätä ja al­le­kir­joit­taa val­tuut­ta­jan toi­mesta. Myös ni­men­sel­ven­nys tulee kir­joit­taa asia­kir­jaan. Val­ta­kir­jaan ei kui­ten­kaan tar­vita val­tuu­te­tun al­le­kir­joi­tusta.

Val­ta­kir­jaa ei ole tar­peel­lista to­dis­taa eli siihen ei koh­distu to­dis­tus­pak­koa. Toi­saalta to­dis­ta­jien käyt­tä­mi­nen­kään ei ole kiel­let­tyä val­ta­kir­jan laa­din­nassa.

Val­ta­kir­jan voi laatia val­miin val­ta­kir­jan pohjan pe­rus­teella, mikäli täl­lai­nen on lä­he­tetty esi­mer­kiksi yh­tiö­ko­kous­kut­sun yh­tey­dessä. Val­ta­kir­jan voi laatia myös itse.

💡 Sopiva val­ta­kirja voi olla myös avoin asian­ajo­val­ta­kirja, jonka no­jalla val­tuu­tettu voi edus­taa asia­kas­taan yh­tiö­ko­kouk­sessa muiden val­tuu­tus­teh­tä­vien li­säksi.

Lue lisää, mikä on avoin val­ta­kirja.

Kuo­lin­pesä ja yh­tiö­ko­kous

Jos huo­neis­tossa asuva leski osal­lis­tuu yh­tiö­ko­kouk­seen, tar­vit­see hän aina val­tuu­tuk­sen kai­kilta kuo­lin­pe­sän osak­kailta erik­seen, jotta voisi edus­taa kuo­lin­pe­sää yh­tiö­ko­kouk­sessa. Val­ta­kirja voi tässä ta­pauk­sessa olla tois­tai­seksi voi­massa oleva tai vain yhtä tiet­tyä yh­tiö­ko­kousta varten mää­rätty.

Va­jaa­val­taista hen­ki­löä edus­taa yh­tiö­ko­kouk­sessa hänen lain­voi­mai­nen edus­ta­jansa. Lain­voi­mai­nen edus­taja voi olla joko yk­si­tyi­nen tai jul­ki­nen edun­val­voja.

Sil­loin, kun useita osak­keita tai osa­ke­ryh­miä omis­tava hen­kilö antaa val­tuu­tuk­sen, tulee val­tuu­tuk­sen koskea kaik­kia tämän hen­ki­lön omis­ta­mia osak­keita. Vain osaan osak­keista koh­dis­tuva val­tuu­tus ei ole mah­dol­li­nen, sillä osakas voi käyt­tää ää­ni­mää­ränsä yh­tiö­ko­kouk­sessa vain itse tai yhden asia­mie­hen kautta.

💡 Val­ta­kirja on tär­keää laatia hy­vissä ajoin. Val­ta­kir­jan tulee olla voi­massa yh­tiö­ko­kouk­sen ajan­koh­tana. Tästä joh­tuen se onkin suo­si­tel­ta­vaa val­mis­tella jo hy­vissä ajoin ennen yh­tiö­ko­kouk­sen ajan­koh­taa.

Val­ta­kir­jan käyt­tä­mi­nen yh­tiö­ko­kouk­sessa

Val­tuu­te­tulla on mah­dol­li­suus käyt­tää val­ta­kir­jaa sil­loin, kun se on hä­nellä hal­lus­saan. Val­tuut­ta­jan ei siten tar­vitse erik­seen tie­dot­taa yh­tiö­ko­kousta hänen val­tuut­ta­mas­taan edus­tuk­sesta. Val­ta­kir­jan an­ta­mi­nen val­tuu­te­tulle on siis riit­tävä toi­men­pide.

Val­tuu­tuk­sen voi myös kes­keyt­tää, jos val­tuut­taja ei halua pitää sitä enää voi­massa. Tähän riit­tävä keino on, että val­tuut­taja ottaa val­ta­kir­jan val­tuu­te­tulta ta­kai­sin hal­tuunsa.

Val­ta­kirja on voi­massa vain siihen tar­koi­tuk­seen, johon se on an­nettu. Jos val­ta­kirja on siten kir­jattu vain yh­delle tie­tylle päi­välle ja tiet­tyyn yh­tiö­ko­kouk­seen, ei se syn­nytä val­tuu­tusta muihin yh­tiö­ko­kouk­seen.

💡 Sama ih­mi­nen voi edus­taa yh­tiö­ko­kouk­sessa useam­paa osa­kasta.

Yh­tiö­ko­kouk­sessa ää­nes­tä­mi­nen val­ta­kir­jalla

Val­ta­kir­jan saanut val­tuu­tettu myös ää­nes­tää yh­tiö­ko­kouk­sessa edus­ta­mansa val­tuut­ta­jan tai val­tuut­ta­jien osak­kei­den nä­ke­mys­ten mu­kai­sella ta­valla.

Tästä joh­tuen esi­mer­kiksi yh­tiö­ko­kouk­sen esi­tys­lista voi olla tär­keää käydä läpi ennen ko­kousta, jotta val­tuut­taja voi oh­jeis­taa val­tuu­te­tun ää­nes­tä­mään ko­kouk­sessa ha­lua­mal­laan ta­valla. Val­tuut­ta­jan onkin aina tär­keää oh­jeis­taa val­tuu­tet­tua siitä, millä tavoin haluaa ää­nioi­keut­taan käy­tet­tä­vän.

Aatos Sign apuna val­ta­kir­jan laa­ti­mi­sessa

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on näp­pärä keino laatia val­ta­kirja yh­tiö­ko­kousta varten. Säh­köi­sen al­le­kir­joi­tuk­sen avulla val­ta­kirja voi­daan al­le­kir­joit­taa säh­köi­sesti no­peasti ja se li­säksi hel­pot­taa pro­ses­sia. Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on li­säksi luo­tet­tava ja tekee siksi pro­ses­sista myös tur­val­li­sem­man.

Säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus on ju­ri­di­sesti yhtä pätevä kuin ta­val­li­nen kä­sin­kir­joi­tettu al­le­kir­joi­tus ja se on hy­väk­sytty al­le­kir­joi­tuk­sen muoto useissa yh­teyk­sissä. Sitä voi­daan­kin hyö­dyn­tää siksi myös yh­tiö­ko­kouk­sen val­ta­kir­jassa.

Kätevä keino hyö­dyn­tää säh­köistä al­le­kir­joi­tusta val­ta­kir­jan yh­tey­dessä onkin Aatos Sign -pal­velu, jonka avulla säh­köi­nen al­le­kir­joi­tus val­ta­kir­jaan hoituu tur­val­li­sesti ja vai­vat­to­masti.

Lue lisää

• Mikä on säh­köi­nen val­ta­kirja?
• Miten val­ta­kirja teh­dään?
• Kä­sin­kir­joi­tettu val­ta­kirja